士業事務所が直面するスタッフ採用の現実的課題
多くの士業事務所経営者が、スタッフ採用において以下のような深刻なジレンマを抱えています。
経験者採用の困難
- 相続実務に精通したスタッフを求めても求人への反響がほとんどない
- 他の士業事務所での勤務経験者を採用できても、前職のルールに固執して新しい事務所のやり方に従ってくれない
- 経験者は給与水準も高く、採用コストが膨らんでしまう
未経験者採用のリスク
- 教育体制が整っていないため、どのように指導すればよいか分からない
- スタッフの成長が個人の資質や意欲に完全に依存してしまう
- 教育に時間を取られ、既存業務に支障が出る恐れがある
- せっかく育てても、スキルが身についた頃に転職されてしまうリスク
その結果として生まれる悪循環
- 採用に失敗するリスクを恐れ、新人採用に消極的になる
- 人手不足のため既存スタッフの負担が増加し、さらに離職リスクが高まる
- 集客や売上を伸ばす余地があるにも関わらず、人材不足を理由に事業拡大をセーブしてしまう
- 結果的に事務所の成長機会を逃し続ける
この状況に心当たりはありませんか？「まさにうちの事務所の状況だ！」と感じた方も多いのではないでしょうか。
しかし、この問題には解決策があります。
3ヶ月で戦力化する理想的な育成モデル
ここでいう「戦力化」とは、相続手続きの実務において、先輩スタッフから細かな指示を受けることなく業務を進められ、なおかつ先輩スタッフが安心して業務を任せられる状態を指します。
重要なのは、採用したスタッフの元々の能力や業務姿勢に依存することなく、どのような人材であっても3ヶ月という期間で確実に戦力化できる仕組みを構築することです。
この目標を達成するためには、以下の3つの核となる取り組みが不可欠です。
取り組み1：スキルマップシートの体系的整備
スキルマップシートとは何か
スキルマップシートとは、新人スタッフが入所から3ヶ月間で習得すべきスキルや業務項目を詳細に棚卸しし、体系的に整理したものです。
実際の相続実務では、「あいさつ」「相続の基礎知識」「受任後処理」「相続人確定・不動産評価」「預貯金調査」「遺産分割」「組上げ」「登記申請」「預金解約」「納品・資料返却」といった大項目から、それぞれの中項目、小項目まで細分化して管理します。
具体的な運用方法
例えば、「預貯金調査」という大項目の中には、「残高証明書の取得」「取引履歴の取得」「調査後の処理」「財産目録作成」といった中項目があり、さらに「残高証明書の取得」では「各金融機関に残高証明書を依頼する（そもそも一般的な提出書類を理解している）」という具体的なスキルまで落とし込まれています。
新人スタッフ一人ひとりに対してメンターとなる先輩スタッフを配置し、最低月1回の定期ミーティングを実施します。
このミーティングでは、その月に理解できた業務項目について新人スタッフが自己評価を行い（3点：おおよそ理解できていて何回もやっている、2点：やったことくらいはある、1点：未経験）、同時にメンタースタッフも客観的な評価を実施します。
双方の認識にズレがないかを確認し、未達成の項目があれば重点的なフォローアップを行います。
さらに、次の1ヶ月で習得すべき業務項目やスキルを明確に共有することで、3ヶ月後の到達目標を常に意識しながら業務に取り組める環境を整えます。
株式会社Samikaでは、各事務所の業務内容や特色に合わせて、オリジナルのスキルマップシートの作成をサポートしています。
取り組み2：OJTチェックシートによる教育の標準化
従来の教育方式の問題点
多くの士業事務所では、新人スタッフの教育が先輩スタッフの裁量や事務所の繁忙状況に左右され、教育内容や進度にばらつきが生じています。
「戸籍の読み方はAさんに教えてもらったけれど、不動産評価はBさんから別のやり方を教わった」
「忙しい時期だったので、きちんと教えてもらえなかった項目がある」
といった状況が頻発しているのが現実です。
OJTチェックシートの具体的内容
この問題を解決するため、「どの業務を」「いつ」「どのように」教えるかを体系的にまとめたOJTチェックシートを整備します。
実際のチェックシートでは、以下のような具体的な項目が設定されています：
戸籍収集の段階
- 戸籍の見方：「相続フリックス」の関連動画を確認
- 戸籍請求書の書き方：サンプル参考に作成
- 戸籍請求（郵送版）：各様式によって必要物一覧表を確認
- 書類管理：スキャンの方法
不動産調査の段階
- 評価証明取得：標準的な手続きの理解
- 登記情報取り込み：「2in1」の操作方法確認
- 評価額入力：システムへの正確な入力方法
- 農家台帳取得、近傍地取得：サンプルあり
このシートにより、教える側のプログラムが明確化され、どのスタッフに対しても抜け漏れなく同じレベルの業務理解を提供できるようになります。
さらに、各項目には「実施状況」「実施日」「指導者」を記録することで、進捗管理も徹底できます。
株式会社Samikaでは、各事務所の業務フローに合わせたOJTチェックシートの設計から運用方法まで、包括的にサポートしています。
取り組み3：動画コンテンツによる体系的学習支援
現状の教育コンテンツの課題現状、多くの事務所では「業務を丁寧に教える時間がない」「相続関連の書籍を読ませる程度で、特別な教育コンテンツは用意していない」という状況です。
しかし、相続業務の枝葉末節を教える前に、まず相続全体の仕組みを理解してもらうことが重要です。
動画コンテンツの効果的活用自分が習っている業務が相続手続き全体のどの工程に位置し、どのような役割を担い、次にどの業務につながるかを理解した上で取り組むことで、業務理解が深まるだけでなく、次の工程を見据えた効率的な対応が可能になり、事務所全体の生産性向上にもつながります。
一般社団法人相続手続カウンセラーとの業務提携株式会社Samikaでは、一般社団法人相続手続カウンセラー様と業務提携を行い、同法人が作成・提供している高品質な相続実務動画コンテンツを、ご支援先の事務所様に提供しています。（サイトはこちら）
具体的な動画コンテンツには以下のようなものがあります（一般社団法人相続手続カウンセラー協会「相続フリックス」より抜粋）
動画コンテンツの効果的活用自分が習っている業務が相続手続き全体のどの工程に位置し、どのような役割を担い、次にどの業務につながるかを理解した上で取り組むことで、業務理解が深まるだけでなく、次の工程を見据えた効率的な対応が可能になり、事務所全体の生産性向上にもつながります。
一般社団法人相続手続カウンセラーとの業務提携株式会社Samikaでは、一般社団法人相続手続カウンセラー様と業務提携を行い、同法人が作成・提供している高品質な相続実務動画コンテンツを、ご支援先の事務所様に提供しています。（サイトはこちら）
具体的な動画コンテンツには以下のようなものがあります（一般社団法人相続手続カウンセラー協会「相続フリックス」より抜粋）
例えば、入所1週目には「遺言書の確認方法」と「戸籍の読み方集め方」、2週目には「相続財産の調査と評価」、3週目には「遺産分割協議のルール」といったように、実務の進行に合わせて段階的に学習できるよう設計されています。
株式会社Samikaでは、動画コンテンツの選定から視聴管理システムの構築まで、事務所の規模や特性に応じてカスタマイズしたソリューションを提供しています。
3つの取り組みが生み出す相乗効果
これら3つの取り組みを統合することで、以下のような相乗効果が生まれます：
新人スタッフにとって
- 学習の全体像が見えるため、モチベーションを維持しやすい
- 段階的なスキルアップにより、確実に成長を実感できる
- 先輩スタッフとの認識共有により、不安や疑問を解消しやすい
指導する先輩スタッフにとって
- 教育内容が標準化されているため、指導負担が軽減される
- 進捗管理が明確になり、フォローアップが効率的に行える
- 自身の業務時間を確保しながら、質の高い指導が可能
事務所全体にとって
- 人材育成の属人化を解消し、安定した戦力化が実現
- 教育品質の均一化により、サービスレベルの向上
- 採用に対する不安が軽減され、積極的な事業拡大が可能
実践サポートのご提案
これらの取り組みを実行することで、相続業務未経験の新人スタッフを3ヶ月で確実に戦力化する育成体制が完成します。ただし、各事務所の業務内容、規模、既存の体制によって、最適なアプローチは異なります。
株式会社Samikaでは、士業事務所向けに「相続業務未経験の新人スタッフを3ヶ月間で戦力化するための育成計画」の具体的な整備をサポートするコンサルティングサービスを提供しています。
私たちがサポートできること
- スキルマップシートの設計・作成：事務所独自の業務内容に合わせたカスタマイズ
- OJTチェックシートの構築：効率的な教育プログラムの設計
- 動画コンテンツの選定・管理システム構築：最適な学習環境の整備
- 運用開始後のフォローアップ：継続的な改善とブラッシュアップ
スタッフ教育でお悩みの事務所様は、ぜひお気軽にご相談ください。
体系的な育成プログラムの導入により、安定した人材育成と事業拡大の両立を実現しましょう。
