集客成功の次に立ちはだかる「人材の壁」
相続分野でのマーケティングや業務効率化にご尽力されている士業事務所の皆様から、最近特に多くいただくご相談があります。
それは「人材」に関するお悩みです。
それは「人材」に関するお悩みです。
相続案件の獲得に成功し、受任件数が順調に増加している事務所ほど、「スタッフの採用・教育・定着」という新たな経営課題に直面されています。
実際に、相続案件の受注が好調な事務所では、以下のような状況が生まれています。
既存スタッフの疲弊と成長へのネガティブな空気感
受注件数は増加しているにも関わらず、業務処理を行うスタッフの人数が追いついていない。その結果、既存スタッフが過重労働に陥り、「これ以上業務を増やされるのは困る」というネガティブな雰囲気が事務所内に充満してしまう。
経営者のジレンマ
売上を伸ばしたい一方で、既存スタッフへの負担、離職を恐れて集客や受注をストップせざるを得ない状況。成長のブレーキを自ら踏んでしまう悪循環に陥っている。
新規採用に踏み切れない「5つの理由」
多くの事務所経営者が新規スタッフの採用、特に未経験者の採用に消極的になる理由として、以下のような課題を挙げられます。
1. 教育負担の増大
未経験スタッフの雇用により、教育にかかる労力が既存スタッフの負担となり、かえって業務効率が低下する懸念がある
2. 業務の属人化
既存スタッフの業務レベルが高く、かつ属人化が進んでいるため、未経験者に任せられる業務が極めて限定的になっている
3. 戦力化までの長期間
一人前になるまでに相当な時間を要し、その間の生産性低下が経営を圧迫する不安がある
4. スキルギャップによる早期離職
既存スタッフとのレベル差が大きすぎて、新人がやりがいを感じる前に退職してしまうパターンの繰り返しに陥っている
5. 経験者採用の落とし穴
同業他社からの転職者であっても、前職のルールや習慣を引きずり、事務所のルールに従わず、逆に生産性が低下するケースも珍しくありません
なぜスタッフが育たないのか？根本原因を探る
多くの事務所で共通して見られる「スタッフが育たない」問題の根本原因は以下の通りです。
業務の属人化
「○○さんしか対応できない」という状況が常態化し、業務の標準化が進んでいない。
教育体制の未整備
入所後の教育コンテンツが体系化されておらず、現場でのOJT頼みの場当たり的な指導になっている。
教育目標の不明確さ
新規採用スタッフに対して、いつまでにどの業務を習得すべきかという明確な目標設定がない。
個人の能力頼み
スタッフの成長が採用した人材の能力に完全に依存し、仕組みによる底上げができていない。
成功事例に学ぶ「仕組み化」の成果
一方で、私たちがコンサルティングをさせていただいている事務所では、以下のような成果を実現されています。
事例①：未経験者の早期戦力化
相続業務未経験のスタッフが入所からわずか3ヶ月で相続調査業務をマスターし、指示がなくても自立して業務対応できるレベルに到達。
事例②：未経験者＆非資格者の面談・受任担当としての戦力化
「相続相談の提案営業担当」として採用した士業業務未経験＆非資格者スタッフが、入所から3ヶ月で相続手続きの顧客対応まで習得し、資格者とほぼ同等の受任率・受任単価を実現。
これらの事務所では、新規スタッフの採用・教育にボトルネックがないため、相続案件の集客が好調でも業務対応に支障をきたすことなく、継続的な成長を維持されています。
「スタッフ育成の仕組み化」5つのステップ
成功事例を分析すると、以下の5つのステップを体系的に実施することが重要です：
ステップ1：相続手続き業務の工程細分化・業務棚卸し（最優先事項）
まずは現在の業務を詳細に分解し、どのような作業があるかを洗い出します。
「相続手続き」という大きな業務を、「戸籍収集」「財産調査」「遺産分割協議書作成」「各種手続き代行」など、具体的な工程に細分化することで、教育すべき内容が明確になります。
「相続手続き」という大きな業務を、「戸籍収集」「財産調査」「遺産分割協議書作成」「各種手続き代行」など、具体的な工程に細分化することで、教育すべき内容が明確になります。
ステップ2：業務工程ごとの担当職種・属性の明確化
各工程について「資格者でなければできない業務」「正社員レベルの業務」「パートでも対応可能な業務」に分類します。
これにより、採用すべき人材像と配置戦略が明確になります。
これにより、採用すべき人材像と配置戦略が明確になります。
ステップ3：動画コンテンツの制作・整備と視聴管理
相続業務の実務だけでなく、相続に関する基礎知識や事務所の理念・ルールを含む教育動画を制作します。
新規スタッフの学習進捗を管理するシステムも同時に構築することで、教育の標準化と効率化を実現します。
新規スタッフの学習進捗を管理するシステムも同時に構築することで、教育の標準化と効率化を実現します。
ステップ4：業務工程ごとのOJTチェックシート整備
教育者（既存スタッフ）向けのチェックシートを作成し、「いつ」「何を」「どこまで」教えるかを明文化します。
これにより教育の質のばらつきを防ぎ、確実なスキル習得を支援します。
これにより教育の質のばらつきを防ぎ、確実なスキル習得を支援します。
ステップ5：スキルマップシートの活用と定期フィードバック
各スタッフのスキル習得状況を可視化するマップを作成し、定期的な面談でフィードバックを行います。
スタッフ自身も成長実感を得やすく、モチベーション維持にもつながります。
スタッフ自身も成長実感を得やすく、モチベーション維持にもつながります。
【人材が育たない】は「人の問題」ではなく「設計の問題」
重要なのは、「スタッフが育たない」ことを個人の能力や性格の問題として片付けないことです。これは明らかに「仕組みの設計」の問題なのです。
誰でも一定レベルまで育成できる仕組みがあれば、事務所は「属人経営」から「チーム経営」へと進化できます。
その結果、経営者は営業や高度な相談業務により集中でき、事務所全体の生産性と収益性が大幅に向上します。
その結果、経営者は営業や高度な相談業務により集中でき、事務所全体の生産性と収益性が大幅に向上します。
現在の業務で「誰にしかできないこと」は本当に存在するのか？
新人でも対応可能な業務を明確に切り分けられているか？
段階的なスキルアップの道筋が描けているか？
これらの問いかけから始めて、人材育成の仕組みを構築することで、相続業務の更なる成長と安定した事務所運営を実現していただければと思います。
相続業務の成長を「人材の壁」で止めることなく、持続可能な拡大を実現するために、ぜひ今回ご紹介した「仕組み化」の視点を取り入れてみてください。
株式会社 Samikaは、士業事務所の相続分野の継続的な成長に必要不可欠の人材、マネジメント部分においてもご支援させていただくことができますので、お気軽にご相談下さい。