相続の面談では、手続に必要な情報だけでなく、ご家族の事情や迷いまで伺っています。
「実家をどうするか、まだ決められなくて」「弟とは少し話しにくくて」といった言葉も、そのひとつです。
ただ、こうした言葉の多くは案件管理に入力されず、担当者の記憶の中にとどまります。

面談の録音はまだ一般的ではなく、取り組んでいる場合も、用途は記録づくりまでということが多いように思います。
この考え方を少し広げると、1本の音声は何度も使える事務所の資産になります。
この記事では、ご相談者のために3つ、事務所のために3つ、合わせて6つの使い道を整理します。

録音を「記録」だけに使うのはもったいない

要約やメモに残るのは、担当者が大事だと考えたことです。
音声には、その手前の情報まで残っています。

ご相談者がどんな言葉で話されたのか。
どこで言いよどんだのか。
ご家族の関係をどう捉えているのか。
担当者がどう問いかけ、どう受け止めたのか。

手続を進めるだけなら、こうした情報がなくても困りません。
一方で、次のご提案を考えるときや、面談を振り返るときには、いちばんの手がかりになります。
同じ面談でも、担当者が覚えている内容と音声に残っている内容は、必ずしも同じではありません。
記憶に頼るほど、印象に残った話だけが次につながり、さりげなく出た一言は消えていきます。

録音の同意の取り方や面談記録の下書きについては、相続面談のヒアリング内容に関する生成AIの活用法で詳しく書きました。
ここでは、記録ができたあとに、同じ音声をほかに何に使えるのかを見ていきます。

同じ面談の音声から、記録だけでなく提案の材料も作れます。

ご相談者のために使う3つ

1つ目は、面談後の整理シートです。
相続は、面談に来られた方だけでは決められないことが多くあります。
他の相続人や決定権を持つ方と話し合うべき点、リスクを1枚にまとめれば、ご相談者はご家族に説明しやすくなります。
LINEでお送りする形にすれば、LINEにご登録いただく理由にもなります。
これは現在、支援先の事務所と具体化を検討している使い方です。

2つ目は、検討中の方へのフォロー文の下書きです。
定型の案内より、面談で話された心配ごとに触れた文面のほうが、読む方にとって自分のこととして届きやすいと思います。
下書きはAIが作り、内容と送るかどうかは担当者が確かめます。

3つ目は、二次相続など次のご提案の材料です。
とある司法書士法人様では、面談の文字起こしをもとに提案資料を用意し、遺言書の作成をお勧めすべきと考えた8件にご提案しました。
トライアル開始から約1か月で、そのうち4件の受任につながっています。
AIが出すのは材料で、提案するかどうかは人が決めています。

事務所のために使う3つ

ここからは実績としてではなく、音声があるからこそできる使い方としてご紹介します。

4つ目は、受任・失注の要因の振り返りです。
受任に至った面談と至らなかった面談を並べると、説明の順番や費用をお伝えした場面の違いが見えてくるかもしれません。
記憶ではなく、実際のやり取りをもとに話し合えます。

5つ目は、面談者ごとの振り返りと育成です。
代表やベテランの聞き方を文字で共有し、若手の面談では聞き漏らしやすい点をAIに整理させる使い方が考えられます。
評価のためではなく、本人が気づくための材料として使うのがよいと思います。

6つ目は、ご相談者の言葉をHPや相談事例の表現に生かすことです。
たとえば「相続登記」より「実家の名義」と話される方が多ければ、見出しの言葉を考える参考になります。
事例として公開する場合は、ご本人の意向と同意を確認し、個人が特定されない形にすることが前提です。

1本の録音から作れる6つのもの。

面談音声データを最大限活用するための3つの条件

使い道を広げるには、次の3つを先に整えておきたいところです。

1つ目は、録音の質です。
文字起こしの精度は、録音の質に大きく左右されます。
ある事務所の面談3件を比べた例では、録音の質が良い面談と低い面談で、案件管理の項目との一致率に76%と62%の差が出ました。

2つ目は、保存先と命名をそろえることです。
探せない音声は、結局使われなくなります。
ファイル名に案件番号と面談日を入れる、といった簡単な決まりで十分です。

3つ目は、目的ごとにAIへ渡す範囲を決めることです。
毎回、全文を渡す必要はありません。
学習に使われない設定にするだけでは足りず、誰がアクセスできるか、保存と削除をどう扱うかも決めておく必要があります。
考え方は情報漏洩が心配で、生成AI活用が進まない─そのボトルネックを解消する、リスク管理の考え方にまとめています。

まずは使い道を1つに絞る

6つを一度に始める必要はありません。
まずは整理シートかフォロー文のどちらか1つを、同意を得て録音した面談1本で試してみるのがよいと思います。
どちらも、お客様にお渡しする前に人が確認するので、誤りに気づきやすく、効果も実感しやすいと思います。
1件目で効果が見えれば、次の使い道へ広げる判断もしやすくなります。

面談の音声から何を作り、どこを人が確認しているのかは、無料のオンラインセミナー「相続業務×生成AI 活用事例セミナー」で、実例とともにお伝えしています。
日程とお申し込みはセミナーページでご案内しています。

セミナーの詳細：https://www.samika.jp/seminar-genai

執筆者のご案内

株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

相続相談会を開くたびに、チラシの制作や配布に費用をかける。予約の入り方が読めず、開催直前まで集客が気になる。そんな先生方もいらっしゃると思います。

Samikaが支援している相続特化型の事務所様では、LINEで相談会の案内を1回配信し、8件の面談予約につながりました。この相談会の集客に、新たな広告費はかけていません。

案内を届けたのは、過去の依頼者や相談者など、すでに事務所と接点のある方々です。今回はこの事例をもとに、LINEを相談会の集客に活かすための取り組みを整理します。

相続手続きが完了、顧客との関係が「そこで終わり」になっていませんか？

この事務所様のLINEの友だちは、過去に相続手続きをご依頼いただいた方や、以前に相談に来られた方が中心でした。1回の配信で8件の予約が入り、用意していた相談枠が埋まりました。

多かったのは、空き家や、相続した不動産の処分に関する相談です。相続手続きが終わっても、実家をどうするか、残された親の将来にどう備えるかなど、別の課題が残ることがあります。

ただ、ご本人が「これも同じ事務所に相談できる」と認識しているとは限りません。具体的なテーマを示した案内が、改めて相談するきっかけになります。手続きの完了後も連絡できる関係を保っていたことが、今回の予約につながったと考えています。

新たな広告費を抑えて相談の機会をつくる

LINEの利点は、すでにある接点に直接案内を届けられることです。毎回チラシを制作して配布する方法と比べ、追加の集客費用を抑えられる余地があります。

ただし、新たな広告費がかからなくても、運用全体が無料になるわけではありません。LINE公式アカウントや拡張システムの利用料、配信内容を作る手間はかかります。メッセージの配信数によっては、プラン変更や追加料金も必要です。

費用対効果を見るときは、こうした費用と作業時間を含め、予約数、実際の面談数、受任数を確認します。今回の8件も面談予約の実績であり、そのまま受任件数を示すものではありません。

一方、過去の依頼者であれば、事務所の対応をすでに知っていただいています。相談内容を確認しながら話を進めやすいことは、既存の接点を活かす強みです。

友だちを増やす入口を日々の業務に設ける

一度の配信で予約が入っても、その後も同じ成果が続くとは限りません。同じテーマを繰り返すだけでは、今それを必要としている方からの反応は一巡します。継続して相談につなげるには、新しい接点を増やす取り組みが必要です。

友だちの登録を案内する場面は、日々の業務の中にあります。

面談に来られた方

面談の最後に、今後どのような情報が届くかを説明し、希望する方に登録していただきます。その場で依頼に至らなかった方にも、検討中に役立つ情報を届けられます。手続きの流れや必要書類の資料があると、登録する利点も伝えやすくなります。

セミナーに参加された方

終了時に、関連資料や個別相談の案内とあわせて登録をご案内します。金融機関や地域団体が主催するセミナーでは、主催者の了承を得たうえで導線を設けます。

不動産決済などで関わった方

司法書士事務所であれば、不動産決済で関わったお客様への案内も考えられます。登記完了書類の返送時に、相続や遺言に関する情報を受け取れることを伝える案内を同封する方法です。

Webサイトを訪れた方

問い合わせや相談予約の導線に加え、すぐには相談しない方に向けた登録の入口を用意します。電話やフォームも残し、ご本人が使いやすい連絡方法を選べる形にします。

毎月の登録数に加え、どの接点から登録されたかを確認すると、案内できていない場面が分かります。登録を担当者任せにせず、案内するタイミングと資料を事務所内でそろえることが、継続の第一歩です。

「友だち」登録後は役立つ情報で関係を続ける

友だちを増やしても、相談会の告知しか届かなければ、配信を煩わしく感じる方もいます。普段から、手続き後に気をつけたいことや、家族と話しておきたいことなどを、短く分かりやすく届けておきます。

たとえば、相続した家の管理についての情報を配信し、その後に空き家の相談会をご案内する。普段の情報と相談会のテーマがつながっていれば、受け取る方も相談内容をイメージしやすくなります。

告知では、「相続のご相談はお気軽に」だけでなく、「相続した実家が空き家になっている方へ」のように対象を具体的にします。日時、相談できる内容、予約方法も、一度読めば分かる形にまとめます。

配信頻度は、一律に月何回と決めるより、通常の情報配信も含めた総量と反応を見て調整します。予約済みの方への繰り返しの案内を避け、配信を望まない方の意向にも対応します。利用する仕組みに応じて相談状況や関心を整理し、必要な案内を届けられるとよいと思います。

次の相談につながる接点を積み重ねる

今回の事例は、どの事務所でも1回配信すれば8件集まる、という話ではありません。友だちの人数や関係性、相談会のテーマによって結果は変わります。それでも、過去に接点のあった方への案内が、次の相談につながることを示しています。

まずは、面談や書類返送の際に登録をご案内できているか、登録後に役立つ情報を届けられているかを確認してみてください。その積み重ねが、毎回の新規集客だけに頼らず相談の機会をつくる土台になります。

Samikaでは、LINE公式アカウント拡張システム「サズカルステップ」を活用し、登録の導線づくりから継続配信、相談につながるテーマの設計まで支援しています。自事務所のLINEを相談会の集客や顧客フォローに活かしたい先生方は、お気軽にご相談ください。

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株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

相続の面談では、家族の事情や財産について、時間をかけてお話を伺います。ところが、面談後に残る記録は、依頼内容と手続きに必要な情報が中心になりがちです。

「実家は母が一人で住んでいて、いずれどうするか考えないと」。こうした一言を覚えていても、日々の業務に追われるうちに、次の提案につなげる機会を逃してしまうことがあります。

録音と生成AIを組み合わせれば、記録作成の負担を減らしながら、相談内容を振り返りやすくなります。ご相談者の情報を適切に扱うことを前提に、提案やスタッフ教育に活かす方法を整理します。

面談には記録しておきたい4つの情報がある

面談で得られる情報は、大きく次の4つに整理できます。

残りにくいのは、後の2つです。目の前の手続きに直接関係しない話題は、簡潔な記録では省かれがちです。また、代表やベテランが自然に行っている聞き方は、本人も言葉にして教えにくいものです。

録音があれば、必要な場面に戻って確認できます。担当者も、話を聞きながら細かいメモを取り切らなければならない負担を減らし、ご相談者の話に集中しやすくなります。

録音前に利用目的と扱い方を説明する

録音は、面談の本題に入る前に、目的を説明して了承をいただく運用がよいと思います。たとえば、記録作成に外部の文字起こし・AIサービスを使う場合は、次のようにお伝えします。

「お話の聞き漏らしを防ぎ、面談記録を作るために録音してもよろしいでしょうか。記録の作成には、当事務所が選定した外部の文字起こし・AIサービスを利用します。情報の扱いについてもご説明いたします」

この説明を入口に、利用するサービスやデータの扱いを、実際の運用に沿って伝えます。外部サービスを使うのに「事務所の外には出しません」と説明してしまうと、実態と食い違います。

スタッフ教育にも使うなら、その目的と共有範囲も説明に含めます。録音を望まれない場合はメモで対応し、面談を進めます。

要約だけでは残らない言葉を確認する

録音を文字起こしし、生成AIで面談記録や提案メモの下書きを作ります。その際、短い要約だけで今後の提案まで考えようとすると、家族への心配や、まだ整理されていない希望が抜け落ちることがあります。

そこで、原文を管理された場所に保存し、必要な箇所に戻れるようにします。AIには目的に必要な範囲を渡し、不要な氏名や住所などは削除・置換します。全文を無条件に入力する必要はありません。

作成するものは、まず次のような下書きに絞ると始めやすくなります。

・面談記録と案件管理システムへの入力案

・ご相談者に追加で確認したい事項

・二次相続や空き家など、今後の相談につながる話題の整理

AIへの指示では、「ご本人が話した事実」「未確認のこと」「提案を検討するための仮説」を分け、根拠となる発言も示すようにします。担当者が確認しやすくなり、推測を事実として記録することも防ぎやすくなります。

面談後に記憶をたどって記録を書き直す作業や、提案の材料を一から探す手間を減らせれば、担当者は内容の確認と次の対応に時間を使えます。

面談で聞いた話を次の提案につなげる

ある相続特化型の司法書士法人様では、面談の文字起こしから、生成AIを使って振り返りシートや二次相続の提案資料、担当者向けのトークスクリプトを用意する取り組みを始めています。

相続手続を受任したお客様のうち、遺言書の作成をお勧めすべきと判断した8件に提案し、トライアル開始から約1か月で4件のご依頼につながりました。

これは対象を選んで提案した少数の事例であり、すべてのお客様に同じ割合で受任できることや、AIだけで成果が出たことを示すものではありません。面談で伺っていた事情を整理し、担当者・資格者が必要性を判断して説明した点が、この取り組みの要点です。

ご相談者の一言は、提案の必要性を確かめる手がかりです。AIが挙げた話題をもとに、ご本人の希望や現在の状況を確認し、その方に必要な対応を検討します。

代表の聞き方をスタッフ教育に活かす

代表やベテランの面談を振り返ると、どの順番で質問し、何を確認してから費用や提案の話に進んでいるかを整理できます。生成AIは、複数の記録から共通する進め方を拾い、面談の手引きや練習用の台本を作る補助に使えます。

スタッフの面談も振り返れば、「もっと寄り添って」という抽象的な指導に加え、「不安の内容を確認する前に、手続きの説明に進んでいる」と、具体的な場面を示せます。教える側も、スタッフ側も、次に直す点が分かりやすくなります。

ただし、受任率の差には相談内容や担当案件の違いも影響します。代表の話し方をそのまま正解にせず、ご相談者が理解できているか、希望を確認できているかを含めて見直します。

スタッフに任せる範囲は、資格や担当業務に応じて定めます。基本情報の聞き取りや事実の整理を標準化し、法律・税務上の判断や資格者が行うべき対応は、それぞれの資格者につなぐ形です。

続けられる運用と情報管理を先に決める

録音を始める担当者、保存先、ファイル名、記録の確認者をそろえます。利用目的に応じたアクセス権限と保存期間も決め、録音や文字起こしを漫然と残し続けない運用にします。

外部サービスは、入力データの学習利用の有無に加え、保存・削除の条件や提供事業者による取扱いを確認します。「学習に使われない」という設定だけで、個人情報や守秘義務への対応がすべて済むわけではありません。事務所の利用目的と守秘義務に沿って、入力できる情報の範囲を定めます。

文字起こしの聞き間違いやAIの誤った整理もあるため、氏名、続柄、日付、金額、依頼内容は録音や資料と照合します。お客様に渡す資料や専門的な提案は、担当者・資格者が確認してから使います。

また、内部の記録をHPの相談事例へ転用することは、別に検討する必要があります。氏名を消しても、家族構成や財産の事情から個人が分かる場合があります。公開する場合は、守秘義務や本人の意向を踏まえ、利用目的、必要な同意、公開範囲を改めて確認します。

まずは面談記録の下書きから始める

最初から記録、追加提案、教育のすべてを仕組みにする必要はありません。まずは了承を得た面談で記録の下書きを作り、確認にかかる時間や記録の質を確かめる。そのうえで、今後の相談につながる話題の整理や、教育への活用を広げる進め方がよいと思います。

Samikaでは、2026年11月4日（水）・5日（木）・6日（金）の各日18:00〜19:00に、無料オンラインの「相続業務×生成AI 活用事例セミナー」を開催します。3日程とも同じ内容です。

面談の文字起こしを二次相続の提案につなげている司法書士法人の事例も、作成資料とあわせてご紹介します。自事務所で最初に取り組む工程を考える機会として、ご活用ください。

執筆者のご案内

株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

相続手続きが無事に終わり、お客様から感謝の言葉をいただいた日。実はその日が、お客様との関係がもっとも薄れ始める日でもあります。

手続きを終えたお客様の多くは、配偶者の今後の相続や、ご自身の遺言、相続した不動産の扱いなど、次の悩みを抱えています。
それでも、次に相談しようと思ったとき、思い出してもらえるとは限りません。

このたび私たちは、相続のお客様との接点を無理なく続けるための仕組み「サズカルステップ」の紹介動画（1分15秒）を公開しました。
この記事では、動画の内容を補足しながら、サズカルステップがどのような課題に、どのような機能でお応えするのかをご紹介します。

なぜ、手続き後のフォローは続かないのか

顧客フォローの大切さは、多くの先生方がすでに感じていらっしゃると思います。それでも続かないのは、気持ちの問題ではなく、構造の問題だと私たちは考えています。

1つは、時間です。目の前の受任案件をこなすことが優先され、手続きが終わったお客様への連絡は、どうしても後回しになります。

2つ目は、届ける内容です。お客様に役立つ情報を定期的に届けるには、コラムを書き続ける必要があります。月に2本でも、通常業務と並行して続けるのは簡単ではありません。

3つ目は、管理の手間です。お客様の情報は事務所の顧客管理に、LINEの友だちはLINE公式アカウントにと、別々に管理していると、誰に何を送るかを決めるだけで手間がかかります。

この3つが重なるため、フォローは「やったほうがよい」と分かっていても、仕組みがないまま止まってしまうのではないでしょうか。

接点を続けた事務所で起きていること

実際に、手続き後のお客様へ情報を届け続けた事務所では、次のような変化がありました。

とある司法書士法人様では、以前は相続手続きのお客様から遺言書作成などの追加のご依頼をいただくのは、年に数件程度でした。手続きの期間中から段階的に情報を届け、完了報告の際に二次相続のご提案を行う流れを整えたところ、相続手続きのお客様の50％程度から、遺言書作成や遺言執行などのご依頼をいただけるようになりました。（※導入事務所の実績の一例です）

とある行政書士法人様では、LINEの友だちに登録いただいていたお客様へ定期的に情報を届けるようにしたところ、過去に相続手続きをご依頼いただいたお客様からの生前対策のご相談が、前年比で15％程度増えました。（※導入事務所の実績の一例です）

どちらも、新しいお客様を集めたのではなく、すでにご縁のあったお客様との接点を続けた結果です。

サズカルステップの4つの機能

サズカルステップは、相続分野に取り組む士業事務所向けに、LINE公式アカウントを拡張して顧客フォローを仕組みにするサービスです。先ほどの3つの課題に、次の機能でお応えします。

定期コラム配信：書き続ける負担を抑える

相続・生前対策のコラムを、2週間に一度、LINEで自動配信します。コラムは相続分野に精通したライターが作成し、リーガルチェックを経たものをご用意しています。事務所で毎回原稿を書く必要はありません。

ステップ配信：お客様の状況に合わせて届ける

受任したお客様や生前対策をご検討中の方など、お客様の状況に応じて、全12回の内容を段階的に配信します。お子様の有無など、属性によって内容を分けて届けることもできます。手続きの期間中から情報を届けておくことで、完了報告の際のご提案につなげやすくなります。

CRM連携：二重登録をなくす

kintoneやGoogleスプレッドシートなど、事務所でお使いの顧客管理と連携します。顧客管理に入力すれば配信が始まるため、LINE公式アカウントへ同じ情報を二重に登録する必要はありません。

進捗確認・ご案内：電話対応を減らし、接点を増やす

お客様がLINEで手続きの進捗を確認できるため、進捗確認のお電話を減らすことにつながります。セミナーや相談会のご案内も、LINEで届けることができます。

導入から運用までは専任の担当者がサポートし、設定や操作のご説明、日々のご質問にお応えします。

まずは1分15秒の動画でご覧ください

ここまでご紹介した内容を、1分15秒の動画にまとめました。サズカルステップの全体像をつかんでいただけると思います。

▶ YouTubeで紹介動画を見る

配信テーマの例や料金、導入までの流れは、サービスサイトで詳しくご紹介しています。資料もダウンロードいただけます。

▶ サズカルステップのサービスサイトを見る

なお、サズカルステップは「デジタル化・AI導入補助金2026」の対象ツールとして登録されています。詳しくはこちらのお知らせをご覧ください。

手続きが終わった後も、お客様が「困ったら、あの事務所に相談しよう」と思い出せる関係をどう続けるか。自事務所に合う形を考えたい先生方は、お気軽にご相談ください。

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現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

私たち株式会社Samikaには、相続や生前対策業務に取り組む士業事務所の先生方から、生成AIを使って業務を効率化できないか、というご相談が寄せられています。
この連載では、実際の支援事例をもとに、スタッフの作業を減らす方法をご紹介してきました。番外編の今回は、生成AIをほとんど使いません。前の工程で整理した情報を、金融機関の指定様式へ印字する事例です。
番外編は、遺産整理での金融機関の手続き書類です。ご紹介するのは、これまでと同じく、相続登記を中心に年間約1,000件の相続手続きを手がける司法書士法人様の事例です。

金融機関ごとに用紙が違う

遺産整理を受任すると、被相続人が取引していた銀行や証券会社ごとに、残高証明の依頼書や口座の照会書、相続手続きの依頼書を書きます。
用紙の欄の位置や記入方法は、金融機関によって違います。同じ氏名、住所、生年月日でも、元号に印を付ける用紙や、1マスに1桁ずつ書く用紙があります。取引先が5つ、6つと重なると、担当者は同じ内容を何枚も手書きし、そのたびに欄と記入方法を確かめます。枠に収める煩わしさや、書き損じて直す負担もあります。
金融機関の指定様式は、事務所が自由に変えられるものではありません。この事務所様では、様式に合わせた印字によって、スタッフの繰り返しの手書きを減らすことにしました。

用紙に、案件の情報を印字する

金融機関の用紙に、案件情報を印字する仕組みを作りました（画面の案件・氏名・住所は説明用のダミーです）。戸籍や面談シートから取り込み、確認した被相続人・相続人の情報を使います。担当者が資料を見ながら同じ氏名や日付を書き写す回数を減らせます。

面談シートの「遺産の概要」から金融機関を一覧にし、対応する用紙を選んで出力します。送付状が用意されている金融機関は、同じ画面から作れます。用紙と送付状をそれぞれ探して、共通情報を入力する手間を減らす流れです。
紹介している仕組みは、ゆうちょ銀行、野村證券、みずほ信託銀行・三井住友信託銀行の証券代行部、地元の銀行・信用金庫・労働金庫等、10種類の用紙に対応しています。「證券」と「証券」等の表記の違いはそろえて照合し、第3回の送付状にもつなげます。

ゆうちょ銀行では、この事例で用意した相続確認表や貯金等照会書等、10ページの様式に情報を印字します。元号や日付のマスも様式に合わせ、長い氏名・住所は文字を小さくして枠に収めます。同じ情報を何度も手書きし、欄の大きさに合わせて書き直す作業を減らせます。
なお、現状の仕組みでは遺言書等の有無の欄に、既定で「なし」が入ります。既定値は事実確認の代わりにはならないため、案件ごとに確認が必要です。未確認の項目は空欄にし、確認後に反映する運用が望ましいと考えています。
複写式など指定の用紙への記入が必要な書類は、転記用の下書きとして出します。印字した書類を提出できるか、原本への記入が必要かは、金融機関ごとの扱いに合わせます。

証券会社の口座照会依頼書では、この事例では相続人からの委任にもとづく照会として、事務所を依頼人欄に記載し、被相続人の情報を印字します。依頼日は空欄にし、生年月日・死亡日等の一部は手書きで補っています。代理人として照会する場合の委任状や本人確認等の必要書類は、金融機関の案内に沿って確認します。

用紙ごとの初期設定と、出力後の確認

初期設定では、白紙の用紙を読み込み、欄ごとに印字位置を合わせます。実際に印刷して、文字やチェックがずれていれば調整します。案件ごとに手書きを繰り返していた部分を減らすために、最初に様式を整える作業です。
この事務所様でも、職員さんにすべての用紙を印刷して確認していただきました。チェックが枠から外れる、数字が「年」の文字に重なる、といった指摘を受け、位置や印字方法を調整しています。読みやすさや普段の記入方法を、使うスタッフと確かめながら整えました。傾いた用紙は補正しています。

設定した様式は、案件情報を使って出力できます。担当者は印字内容と欄の位置を確かめ、自署・押印や手書きの項目を補います。金融機関が様式を改訂した場合は、最新版で印字位置や記入項目を見直します。初期設定に加えて、更新する担当者も必要です。
印字の工程では、決まった位置に決まった情報を入れる定型処理が中心です。前の工程で生成AIが読み取った情報は再利用しますが、用紙への転記に毎回AIを使う必要はありません。スタッフが困っている作業に合わせて、適した方法を選んでいます。

先生方の事務所で始めるなら

まずは利用頻度の高い金融機関について、最新版の白紙様式と、個人情報を伏せた記入見本を用意することをおすすめします。スタッフに、何度も手書きしている欄や、書き直しが多い用紙を聞くと、取り組む順番を決めやすくなります。最初からすべてに対応する必要はありません。
白紙様式は、公式サイトから取得できる場合はそのデータを使い、紙を使う場合はきれいなものを残します。繰り返しコピーした用紙は、傾きやかすれで印字位置が合いにくくなるためです。設定時には実際の印刷条件でも確認します。
導入前に、印字した様式で受け付けてもらえるか、自署や押印が必要な欄、代理人の必要書類を金融機関ごとに確かめます。印字と手書きの範囲が決まると、スタッフも出力後に何をすればよいか分かりやすくなります。

まとめ

金融機関の相続手続きでは、確認した案件情報を指定様式に印字し、スタッフの繰り返しの手書きや、枠に合わせた書き直しを減らす形にしました。用紙ごとの初期設定と改訂時の更新、人による確認を組み合わせて使います。
5回を通してご紹介したのは、スタッフが情報を拾い、写し、文言を考える負担を減らす方法です。生成AI、定型処理、人の確認を組み合わせ、実際の業務でどこが楽になるかを確かめる。その積み重ねが、先生方の事務所に合った業務改善につながると考えています。
相続業務のどこで生成AIが使えるのか、相続手続・相続税申告・二次相続提案などの事例をまとめたレポートを無料で公開しています。あわせてご覧ください。
→ 「士業事務所の相続業務における生成AI活用 実例レポート」をダウンロードする

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株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

私たち株式会社Samikaには、相続や生前対策業務に取り組む士業事務所の先生方から、生成AIを使って業務を効率化できないか、というご相談が寄せられています。
この連載では、実際の支援事例をもとに、生成AIと定型処理をどう組み合わせ、スタッフの作業を減らしているかをご紹介しています。
第4回は、登記情報の読み取りと登記申請書の下書き作成です。相続登記を中心に年間約1,000件の相続手続きを手がける司法書士法人様の事例をご紹介します。

正確さが求められる、不動産情報の転記

相続登記では、不動産の所在、地番、地目、地積、家屋番号、床面積等を、協議書、委任状、申請書へ書き写します。転記の誤りが補正等の原因になるため、数字や表記を正確に扱う必要があります。
自宅のほかに畑、山林、共有の私道等があると、物件が十数件に及ぶ案件もあります。原本と入力画面を何度も往復し、桁や文字を間違えないように打ち込み、別の資料から評価額も探す。慣れたスタッフでも集中力を使う作業です。物件が増えるほど、転記を続ける疲れと、入力後に確かめる手間も重なります。
この事務所様では、情報を拾って入力する作業に生成AIを使い、定型処理で不動産の表示や申請書の下書きを作ります。資料の照合と、案件に応じた判断は人が担う形です。

登記情報のPDFから、申請書の下書きまで

ここからは、実際に動いている画面でご紹介します（画面の案件・氏名・住所・物件は、すべて説明用のダミーです）。

登記情報を読み取る

登記情報や権利証のPDFから、生成AIが所在・地番・地目・地積・家屋番号・床面積等を読み取り、入力欄に反映します。複数のPDFも順に処理し、ページ数の多い資料は区切って読み取ります。取り込んだPDFは案件フォルダに保存されるため、確認時に根拠資料へ戻れます。権利証を使う場合は、現在の登記情報との照合が必要です。
固定資産評価証明書や課税明細書も取り込めます。生成AIが書類を分類し、登記情報で登録した物件へ評価額を反映します。以前は評価証明を別の物件として追加してしまうことがあったため、処理を分けました。物件を探して金額を入力する手間は減りますが、どの不動産の評価額か、対象年度や項目が合うかは人が照合します。
書き方の細かな違いは、定型処理でそろえます。例えば地積が「165：28」と表記されている場合は「165.28」に整えます。担当者が物件ごとに表記を直す作業を減らし、元の数値との照合を進めやすくしています。
読み取った情報から、不動産の各項目を並べた表示と、「〜の土地」「〜の建物」とする簡略な表示を作れます。確認した物件情報は、第2回の遺産分割協議書にも再利用します。書類が変わるたびに長い地番や家屋番号を入力し直す手間が減り、必要な表示を選んで確認する作業に進めます。

登記申請書の下書きを作る

次に、取得する相続人と管轄法務局を選び、対象物件と評価額の一覧を確認します。物件の漏れや取り違えがないかを確かめ、管轄が分かれる場合は、法務局ごとに下書きを作ります。
取得者の住所・氏名、被相続人の死亡日をもとにした原因の日付、不動産番号、代理人情報も反映します。交付方法等の書き方も選んだ手続きに合わせて切り替えます。登記原因や添付情報が案件に合っているかは、担当する司法書士が確認します。

この事務所様は、申請ソフトからオンライン申請を行っています。ここで出力するのは、その入力を補助する下書きです。項目を入力画面の順に並べることで、担当者が複数の資料から必要な記載を探し回る手間を減らし、順番に入力・確認できるようにしています。
課税価格と登録免許税の計算には、読み取った評価額をもとにした計算式を使い、生成AIに金額を推測させません。実際の申請では、評価年度、持分、免税措置の適用、端数処理等の確認も必要です。固定資産税の課税標準額と、登記に用いる評価額も区別します。

人が確かめるところは残す

役割を整理すると、次のようになります。

読み取り結果のうち不確実な箇所は画面に表示しますが、印のない箇所も含めて、地番・地積・家屋番号等を原本と照合します。不動産番号や評価額が空欄なら、出力前に知らせます。入力を補助する表示と、人による最終確認を組み合わせています。
金額、管轄、登記原因、添付情報は、申請ソフトで最終確認し、申請は人が行います。転記の負担が減った分を、物件の特定や申請内容の確認に使えるかが、現場で評価したいポイントです。

先生方の事務所で始めるなら

まずは、申請ソフトにどの項目をどの順番で入力しているかを整理することをおすすめします。スタッフが資料を開き直す箇所、繰り返し打ち込む項目を確認すると、下書きに何をまとめれば作業が減るかが見えてきます。
別の司法書士法人様では、申請ソフトの入力画面と同じ並びで、人物情報を上から順に貼り付けられる一覧を出しています。ソフトごとに入力の流れが違うため、普段の操作に合う形を選ぶと、スタッフも使いやすくなります。
実際の案件で、読み取りから手直し、原本照合、申請ソフトへの入力まで試してみます。生成の速さだけでなく、確認を含めて負担が減るかを見ます。評価証明等をそろえる時期や、持分・免税等を確認する担当者も、先に決めておくと進めやすくなります。

まとめ

登記情報や評価額の読み取りをAIで補助し、定型処理で不動産の表示と申請書の下書きを作ります。スタッフが資料を往復し、数字や文字を何度も写す負担を減らしながら、人が原本の照合と申請内容の確認に時間を使える形にしました。
4回を通して共通するのは、読み取りや例外部分の起案に生成AIを使い、共通情報や定型文は再利用することです。スタッフの繰り返し作業を減らし、専門的な判断と確認につなげます。
番外編では、金融機関ごとに異なる相続手続きの用紙へ、案件情報を印字する事例をご紹介します。
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執筆者のご案内

株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

私たち株式会社Samikaには、相続や生前対策業務に取り組む士業事務所の先生方から、生成AIを使って業務を効率化できないか、というご相談が寄せられています。
この連載では、実際の支援事例をもとに、生成AIと定型処理を組み合わせ、スタッフの作業を減らす方法をご紹介しています。今回は、同じ案件情報を複数の書類に使う事例です。
第3回は、委任状や送付状などの書類の作成です。ご紹介するのは、第1回と同じく、相続登記を中心に年間約1,000件の相続手続きを手がける司法書士法人様の事例です。

1件の相続で、同じ情報を何度も書いている

相続手続きを1件受任すると、作る書類は相続関係説明図や遺産分割協議書だけではありません。登記の委任状、評価証明を取るための委任状、戸籍を郵送で請求するときの送付書、金融機関や証券会社に送る送付状、お客様への送付書、完了書類の表紙と、細かな書類がいくつも続きます。
書類の内容が定型的でも、被相続人の氏名や最後の住所、相続人の氏名と住所を、様式ごとに入力する手間は残ります。何枚もWordを開いて同じ情報を打ち込み、中断したらどこまで終えたか確かめる。担当するスタッフには、単純な入力以上の負担があるのではないでしょうか。
入力を繰り返すほど、書類間の食い違いや転記間違いにも気を配る必要があります。この事務所様では、共通の情報を1か所で確認し、複数の書類へ使う流れに見直しました。案件ごとの追記や修正を行いながら、同じ情報の再入力を減らすことが目的です。

確認した情報をまとめ、複数の書類へ

ここからは、実際に動いている画面でご紹介します（画面の案件・氏名・住所は、すべて説明用のダミーです）。

面談シートを取り込む

起点は、事務所で使っているWordの面談シートです。取り込むと、受任内容、遺産の概要、分割内容等が項目ごとに表示されます。面談シートを見ながら各欄へ写し直す作業を減らし、担当者は取り込まれた内容の確認から進められます。
Wordに入力された文字は、そのまま取り出しています。生成AIは戸籍や登記情報等の読み取りが必要な資料に使い、面談シートの取り込みと定型書類への差し込みは、決まった処理で行います。
受任内容・遺産の概要・分割内容は、色を変えて「要確認」と表示します。画面で修正した情報が、その後に作る書類へ反映されるため、書類ごとに直す手間を減らせます。すでに出力した書類がある場合は、修正後の情報との整合も確認する運用が必要です。

委任状がボタン1つで出る

案件情報を確認し、必要な相続人を選ぶと、委任状を出力できます。遺産整理の委任状では、被相続人の最後の住所・氏名・生年月日・死亡日と、委任する相続人の住所を自動で差し込みます。
照会先の金融機関は、面談シートの「遺産の概要」から候補を拾います。画面の例では、ゆうちょ銀行・みずほ銀行・野村證券の3つです。担当者は候補を確認し、不足や取り違えがあれば修正します。
委任者の氏名は自署・押印のため、委任日も既定では空欄にしています。作成日と署名日が異なることがあるためです。こうした書き方も事務所の様式に合わせてそろえ、作るたびに日付を消すなどの手直しを減らします。
登記、法定相続情報、評価証明取得の委任状も、委任する相続人や代理人を選び、それぞれの様式で出します。担当者は同じ住所を繰り返し打ち込む作業から、委任内容と必要な記載が案件に合っているかを確かめる作業へ進めます。

金融機関・証券会社あての送付状

財産調査では、金融機関や証券会社ごとに送付状を付けて書類を送ります。この事務所様では、証券会社・銀行・信託銀行・保険会社など26種類の送付先の様式を用意しています。
送付先を選ぶと、1通ずつ別のファイルで送付状ができます。同封書類や支店名等は案件に合わせて手直しします。複数のひな形を開き、共通情報を差し替えて保存する手間が減り、同封物と送付先の確認に時間を使いやすくなります。ファイル名には送付先名が入り、案件フォルダに保存されるので、書類も探しやすくなります。

人が確かめるところは残す

相続関係説明図や協議書も含め、対応する書類は約20種類です。面談シート、戸籍、登記情報から案件情報をまとめ、その情報を各様式へ差し込む流れです。

作成後は、氏名・住所に加え、委任内容、代理人、送付先、同封書類を人が確認します。自署・押印等も、提出先の要件に沿って行います。共通情報を正しく入力しておくことと、案件ごとの内容を確かめることを、両方とも確認手順に組み込みます。
金融機関名は面談シートの書き方で候補がずれることもあります。入力し直す回数が減っても、候補の確認は必要です。スタッフが何枚もの書類を作りながら確認していた内容を、出力前の案件画面でまとめて確かめられるようにしています。

先生方の事務所で始めるなら

まずは1件の案件で作る書類を並べ、同じ氏名や住所を何回入力しているかを見てみることをおすすめします。スタッフに、面倒な転記や、修正のたびに開き直す書類を聞くと、優先して取り組む工程が見えてきます。
使用頻度が高く、共通情報の多い書類から始めると、負担の変化を確かめやすくなります。白紙の様式と記入済みの見本を用意し、自署する欄、空欄で出す欄、案件ごとに直す欄も整理します。
面談シートや受付票の項目名・順番をそろえることも有効です。取り込む情報がそろうと、担当者による入力のばらつきを減らせます。入力、出力、確認まで実際に試し、今より作業が楽になるかをスタッフと確かめながら進めます。

まとめ

委任状・送付状では、確認した案件情報を再利用し、同じ内容を何度も入力する作業を減らしました。生成AIによる読み取りと定型処理をつなぎ、スタッフが書類を次々に作る手間を軽くしながら、委任内容や同封物の確認に時間を使える形にしています。
次回は、登記情報や権利書を読み取り、不動産の表示と登記申請書の下書きまでを作る事例をご紹介します。
相続業務のどこで生成AIが使えるのか、相続手続・相続税申告・二次相続提案などの事例をまとめたレポートを無料で公開しています。あわせてご覧ください。
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株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

私たち株式会社Samikaには、相続や生前対策業務に取り組む士業事務所の先生方から、生成AIを使って業務を効率化できないか、というご相談が寄せられています。
この連載では、実際の支援事例をもとに、生成AIと定型処理をどう組み合わせ、スタッフの作業を減らしているかをご紹介します。
第2回は、遺産分割協議書の作成です。今回は2つの司法書士法人様の事例を並べ、同じ協議書でも作り方が違う理由をご紹介します。

協議書づくりの難しさは「毎回少しずつ違う」こと

遺産分割協議書は、被相続人や相続人の情報、不動産の表示など、決まった項目を正確に書き写す部分と、「誰が何を取得するか」という案件ごとに違う部分とでできています。
自宅は長男、預金は配偶者、ほかの相続人には代償金を払う、といった合意内容は案件ごとに違います。担当者は過去の協議書を探し、今回に合う文言を選び、必要に応じて条項を書き直します。この「どの書き方を使うか」に迷う時間も、作成の負担になっているのではないでしょうか。
生成AIは条項案の作成に使えますが、協議書は登記や金融機関の手続きにも用いる書類です。同じ内容でも毎回違う言い回しになると、確認する側は文章全体を読み直す必要があり、負担が増えることもあります。
そこで2つの事務所様では、決まった項目や文言は定型処理で埋め、型で対応できない部分にAIの案を使っています。共通する考え方を、事務所の業務に合わせて異なる形にしました。

作り方A：型を選び、AIに条項の案を書かせる

1つ目は、相続登記を中心に年間約1,000件の相続手続きを手がける司法書士法人様の事例です（画面の案件・氏名・住所は、すべて説明用のダミーです）。

まず、事務所で使っている協議書の型を選びます。この事務所様では「すべての財産を1名が取得する」「不動産と預金を列挙する」「相続人ごとに取得する財産を列挙する」の3パターンを用意しています。
型に収まらない内容は、相続人の合意をもとに担当者が普段の言葉で入力します。例えば「自宅の土地と建物は長男、ゆうちょ銀行の貯金は妻が取得。長男は長女に代償金300万円を支払う」と書くと、AIが条項案を作り、未確認の口座番号等も示します。白紙から文言を考える負担を減らし、合意内容に沿うかを検討する出発点にできます。

協議書本体には、事務所の様式へ、確認した案件情報を差し込みます。被相続人の本籍、最後の住所、生年月日、不動産の表示、金融機関名を再利用するため、資料を開き直して同じ内容を入力する作業を減らせます。
この事務所様では、AIの条項案を協議書に自動で入れていません。当初は末尾に差し込んでいましたが、ご相談のうえ、画面で案を確認し、必要な文言を様式へ反映する形に改めました。AIの案を「たたき台」として扱い、事務所の文言を保つためです。

作り方B：選択式で、事務所の文言をそろえる

2つ目は、別の司法書士法人様の事例です。こちらの事務所様からは「同じ情報を入れたら、毎回同じ言い回しにしてほしい」というご要望がありました。

こちらでは、署名の形式（1名1枚か全員連名か）、取得方法7通り、追加条項7種類を選ぶと、過去の文言で協議書の案が組み上がります。1名ごとの形式なら相続人の人数分を出力し、数次相続で相続人兼被相続人がいる場合の文言にも対応します。いずれの形式でも、必要な相続人の合意や署名等の確認は行います。
定型部分の文言は、事務所様からいただいた協議書19件（完成形3件とサンプル16件）から集めています。同じ条件で作ったとき、空白を除いて完成形と一字一句同じになることを、変更のたびに確かめています。これは書き方の統一を確認するもので、今回の案件に適した内容かどうかは別に判断します。
選択肢で対応できない部分は「AIへの追加指示」に書くと、AIが条項を起案して追加します。未確認の口座番号や金額は「●」のまま残し、AIが作った条項は全文を画面に表示します。定型の文言とAIの案を区別して確認できるようにしています。

どちらの作り方が向いているか

2つの作り方を並べると、次のようになります。

作り方Aは、型に収まらない条項のたたき台が欲しい事務所に向いています。作り方Bは、書き方を統一し、担当者が毎回言い回しを選び直す負担を減らしたい事務所に向いています。パターンの数だけで決めず、例外の多さや、作成後の確認にかかる手間も含めて選びます。
どちらも、分け方をAIに決めさせるものではありません。相続人の合意内容を確認し、財産、取得者、金額と文言を確定するのは、業務範囲に応じた資格者です。この事例では司法書士が最終確認を担います。相続人間で争いがある場合の交渉代理等は、弁護士への相談が必要です。

先生方の事務所で始めるなら

まずは過去の協議書を、個人情報を伏せて10〜20件ほど並べてみることをおすすめします。よく使う分け方と文言を整理し、現在の運用に合うものを選んで、定型部分を作ります。
あわせて、スタッフが普段どこで手を止めているかを聞いてみてください。過去の文例探しなのか、例外条項の起案なのか、修正後の照合なのか。負担の大きい工程が分かると、定型処理とAIをどこに使うかを決めやすくなります。
AIの案を協議書に直接入れるか、参考として表示するかも、確認する人と相談して決めます。作成だけを速くするのではなく、修正や最終確認まで含めて楽になるかを、実際の案件で確かめながら調整します。

まとめ

遺産分割協議書では、確認した案件情報と定型文言を再利用し、例外部分の起案をAIで補助しています。スタッフが文例を探し、一から文章を考える負担を減らしながら、資格者が内容を確認できる作り方を選ぶことが大切です。
次回は、委任状や送付状など、1つの案件で何種類も作る書類をボタン1つで出す事例をご紹介します。
相続業務のどこで生成AIが使えるのか、相続手続・相続税申告・二次相続提案などの事例をまとめたレポートを無料で公開しています。あわせてご覧ください。
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現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

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