相続手続きが無事に終わり、お客様から感謝の言葉をいただいた日。実はその日が、お客様との関係がもっとも薄れ始める日でもあります。

手続きを終えたお客様の多くは、配偶者の今後の相続や、ご自身の遺言、相続した不動産の扱いなど、次の悩みを抱えています。
それでも、次に相談しようと思ったとき、思い出してもらえるとは限りません。

このたび私たちは、相続のお客様との接点を無理なく続けるための仕組み「サズカルステップ」の紹介動画（1分15秒）を公開しました。
この記事では、動画の内容を補足しながら、サズカルステップがどのような課題に、どのような機能でお応えするのかをご紹介します。

なぜ、手続き後のフォローは続かないのか

顧客フォローの大切さは、多くの先生方がすでに感じていらっしゃると思います。それでも続かないのは、気持ちの問題ではなく、構造の問題だと私たちは考えています。

1つは、時間です。目の前の受任案件をこなすことが優先され、手続きが終わったお客様への連絡は、どうしても後回しになります。

2つ目は、届ける内容です。お客様に役立つ情報を定期的に届けるには、コラムを書き続ける必要があります。月に2本でも、通常業務と並行して続けるのは簡単ではありません。

3つ目は、管理の手間です。お客様の情報は事務所の顧客管理に、LINEの友だちはLINE公式アカウントにと、別々に管理していると、誰に何を送るかを決めるだけで手間がかかります。

この3つが重なるため、フォローは「やったほうがよい」と分かっていても、仕組みがないまま止まってしまうのではないでしょうか。

接点を続けた事務所で起きていること

実際に、手続き後のお客様へ情報を届け続けた事務所では、次のような変化がありました。

とある司法書士法人様では、以前は相続手続きのお客様から遺言書作成などの追加のご依頼をいただくのは、年に数件程度でした。手続きの期間中から段階的に情報を届け、完了報告の際に二次相続のご提案を行う流れを整えたところ、相続手続きのお客様の50％程度から、遺言書作成や遺言執行などのご依頼をいただけるようになりました。（※導入事務所の実績の一例です）

とある行政書士法人様では、LINEの友だちに登録いただいていたお客様へ定期的に情報を届けるようにしたところ、過去に相続手続きをご依頼いただいたお客様からの生前対策のご相談が、前年比で15％程度増えました。（※導入事務所の実績の一例です）

どちらも、新しいお客様を集めたのではなく、すでにご縁のあったお客様との接点を続けた結果です。

サズカルステップの4つの機能

サズカルステップは、相続分野に取り組む士業事務所向けに、LINE公式アカウントを拡張して顧客フォローを仕組みにするサービスです。先ほどの3つの課題に、次の機能でお応えします。

定期コラム配信：書き続ける負担を抑える

相続・生前対策のコラムを、2週間に一度、LINEで自動配信します。コラムは相続分野に精通したライターが作成し、リーガルチェックを経たものをご用意しています。事務所で毎回原稿を書く必要はありません。

ステップ配信：お客様の状況に合わせて届ける

受任したお客様や生前対策をご検討中の方など、お客様の状況に応じて、全12回の内容を段階的に配信します。お子様の有無など、属性によって内容を分けて届けることもできます。手続きの期間中から情報を届けておくことで、完了報告の際のご提案につなげやすくなります。

CRM連携：二重登録をなくす

kintoneやGoogleスプレッドシートなど、事務所でお使いの顧客管理と連携します。顧客管理に入力すれば配信が始まるため、LINE公式アカウントへ同じ情報を二重に登録する必要はありません。

進捗確認・ご案内：電話対応を減らし、接点を増やす

お客様がLINEで手続きの進捗を確認できるため、進捗確認のお電話を減らすことにつながります。セミナーや相談会のご案内も、LINEで届けることができます。

導入から運用までは専任の担当者がサポートし、設定や操作のご説明、日々のご質問にお応えします。

まずは1分15秒の動画でご覧ください

ここまでご紹介した内容を、1分15秒の動画にまとめました。サズカルステップの全体像をつかんでいただけると思います。

▶ YouTubeで紹介動画を見る

配信テーマの例や料金、導入までの流れは、サービスサイトで詳しくご紹介しています。資料もダウンロードいただけます。

▶ サズカルステップのサービスサイトを見る

なお、サズカルステップは「デジタル化・AI導入補助金2026」の対象ツールとして登録されています。詳しくはこちらのお知らせをご覧ください。

手続きが終わった後も、お客様が「困ったら、あの事務所に相談しよう」と思い出せる関係をどう続けるか。自事務所に合う形を考えたい先生方は、お気軽にご相談ください。

執筆者のご案内

株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

私たち株式会社Samikaには、相続や生前対策業務に取り組む士業事務所の先生方から、生成AIを使って業務を効率化できないか、というご相談が寄せられています。
この連載では、実際の支援事例をもとに、スタッフの作業を減らす方法をご紹介してきました。番外編の今回は、生成AIをほとんど使いません。前の工程で整理した情報を、金融機関の指定様式へ印字する事例です。
番外編は、遺産整理での金融機関の手続き書類です。ご紹介するのは、これまでと同じく、相続登記を中心に年間約1,000件の相続手続きを手がける司法書士法人様の事例です。

金融機関ごとに用紙が違う

遺産整理を受任すると、被相続人が取引していた銀行や証券会社ごとに、残高証明の依頼書や口座の照会書、相続手続きの依頼書を書きます。
用紙の欄の位置や記入方法は、金融機関によって違います。同じ氏名、住所、生年月日でも、元号に印を付ける用紙や、1マスに1桁ずつ書く用紙があります。取引先が5つ、6つと重なると、担当者は同じ内容を何枚も手書きし、そのたびに欄と記入方法を確かめます。枠に収める煩わしさや、書き損じて直す負担もあります。
金融機関の指定様式は、事務所が自由に変えられるものではありません。この事務所様では、様式に合わせた印字によって、スタッフの繰り返しの手書きを減らすことにしました。

用紙に、案件の情報を印字する

金融機関の用紙に、案件情報を印字する仕組みを作りました（画面の案件・氏名・住所は説明用のダミーです）。戸籍や面談シートから取り込み、確認した被相続人・相続人の情報を使います。担当者が資料を見ながら同じ氏名や日付を書き写す回数を減らせます。

面談シートの「遺産の概要」から金融機関を一覧にし、対応する用紙を選んで出力します。送付状が用意されている金融機関は、同じ画面から作れます。用紙と送付状をそれぞれ探して、共通情報を入力する手間を減らす流れです。
紹介している仕組みは、ゆうちょ銀行、野村證券、みずほ信託銀行・三井住友信託銀行の証券代行部、地元の銀行・信用金庫・労働金庫等、10種類の用紙に対応しています。「證券」と「証券」等の表記の違いはそろえて照合し、第3回の送付状にもつなげます。

ゆうちょ銀行では、この事例で用意した相続確認表や貯金等照会書等、10ページの様式に情報を印字します。元号や日付のマスも様式に合わせ、長い氏名・住所は文字を小さくして枠に収めます。同じ情報を何度も手書きし、欄の大きさに合わせて書き直す作業を減らせます。
なお、現状の仕組みでは遺言書等の有無の欄に、既定で「なし」が入ります。既定値は事実確認の代わりにはならないため、案件ごとに確認が必要です。未確認の項目は空欄にし、確認後に反映する運用が望ましいと考えています。
複写式など指定の用紙への記入が必要な書類は、転記用の下書きとして出します。印字した書類を提出できるか、原本への記入が必要かは、金融機関ごとの扱いに合わせます。

証券会社の口座照会依頼書では、この事例では相続人からの委任にもとづく照会として、事務所を依頼人欄に記載し、被相続人の情報を印字します。依頼日は空欄にし、生年月日・死亡日等の一部は手書きで補っています。代理人として照会する場合の委任状や本人確認等の必要書類は、金融機関の案内に沿って確認します。

用紙ごとの初期設定と、出力後の確認

初期設定では、白紙の用紙を読み込み、欄ごとに印字位置を合わせます。実際に印刷して、文字やチェックがずれていれば調整します。案件ごとに手書きを繰り返していた部分を減らすために、最初に様式を整える作業です。
この事務所様でも、職員さんにすべての用紙を印刷して確認していただきました。チェックが枠から外れる、数字が「年」の文字に重なる、といった指摘を受け、位置や印字方法を調整しています。読みやすさや普段の記入方法を、使うスタッフと確かめながら整えました。傾いた用紙は補正しています。

設定した様式は、案件情報を使って出力できます。担当者は印字内容と欄の位置を確かめ、自署・押印や手書きの項目を補います。金融機関が様式を改訂した場合は、最新版で印字位置や記入項目を見直します。初期設定に加えて、更新する担当者も必要です。
印字の工程では、決まった位置に決まった情報を入れる定型処理が中心です。前の工程で生成AIが読み取った情報は再利用しますが、用紙への転記に毎回AIを使う必要はありません。スタッフが困っている作業に合わせて、適した方法を選んでいます。

先生方の事務所で始めるなら

まずは利用頻度の高い金融機関について、最新版の白紙様式と、個人情報を伏せた記入見本を用意することをおすすめします。スタッフに、何度も手書きしている欄や、書き直しが多い用紙を聞くと、取り組む順番を決めやすくなります。最初からすべてに対応する必要はありません。
白紙様式は、公式サイトから取得できる場合はそのデータを使い、紙を使う場合はきれいなものを残します。繰り返しコピーした用紙は、傾きやかすれで印字位置が合いにくくなるためです。設定時には実際の印刷条件でも確認します。
導入前に、印字した様式で受け付けてもらえるか、自署や押印が必要な欄、代理人の必要書類を金融機関ごとに確かめます。印字と手書きの範囲が決まると、スタッフも出力後に何をすればよいか分かりやすくなります。

まとめ

金融機関の相続手続きでは、確認した案件情報を指定様式に印字し、スタッフの繰り返しの手書きや、枠に合わせた書き直しを減らす形にしました。用紙ごとの初期設定と改訂時の更新、人による確認を組み合わせて使います。
5回を通してご紹介したのは、スタッフが情報を拾い、写し、文言を考える負担を減らす方法です。生成AI、定型処理、人の確認を組み合わせ、実際の業務でどこが楽になるかを確かめる。その積み重ねが、先生方の事務所に合った業務改善につながると考えています。
相続業務のどこで生成AIが使えるのか、相続手続・相続税申告・二次相続提案などの事例をまとめたレポートを無料で公開しています。あわせてご覧ください。
→ 「士業事務所の相続業務における生成AI活用 実例レポート」をダウンロードする

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株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

私たち株式会社Samikaには、相続や生前対策業務に取り組む士業事務所の先生方から、生成AIを使って業務を効率化できないか、というご相談が寄せられています。
この連載では、実際の支援事例をもとに、生成AIと定型処理をどう組み合わせ、スタッフの作業を減らしているかをご紹介しています。
第4回は、登記情報の読み取りと登記申請書の下書き作成です。相続登記を中心に年間約1,000件の相続手続きを手がける司法書士法人様の事例をご紹介します。

正確さが求められる、不動産情報の転記

相続登記では、不動産の所在、地番、地目、地積、家屋番号、床面積等を、協議書、委任状、申請書へ書き写します。転記の誤りが補正等の原因になるため、数字や表記を正確に扱う必要があります。
自宅のほかに畑、山林、共有の私道等があると、物件が十数件に及ぶ案件もあります。原本と入力画面を何度も往復し、桁や文字を間違えないように打ち込み、別の資料から評価額も探す。慣れたスタッフでも集中力を使う作業です。物件が増えるほど、転記を続ける疲れと、入力後に確かめる手間も重なります。
この事務所様では、情報を拾って入力する作業に生成AIを使い、定型処理で不動産の表示や申請書の下書きを作ります。資料の照合と、案件に応じた判断は人が担う形です。

登記情報のPDFから、申請書の下書きまで

ここからは、実際に動いている画面でご紹介します（画面の案件・氏名・住所・物件は、すべて説明用のダミーです）。

登記情報を読み取る

登記情報や権利証のPDFから、生成AIが所在・地番・地目・地積・家屋番号・床面積等を読み取り、入力欄に反映します。複数のPDFも順に処理し、ページ数の多い資料は区切って読み取ります。取り込んだPDFは案件フォルダに保存されるため、確認時に根拠資料へ戻れます。権利証を使う場合は、現在の登記情報との照合が必要です。
固定資産評価証明書や課税明細書も取り込めます。生成AIが書類を分類し、登記情報で登録した物件へ評価額を反映します。以前は評価証明を別の物件として追加してしまうことがあったため、処理を分けました。物件を探して金額を入力する手間は減りますが、どの不動産の評価額か、対象年度や項目が合うかは人が照合します。
書き方の細かな違いは、定型処理でそろえます。例えば地積が「165：28」と表記されている場合は「165.28」に整えます。担当者が物件ごとに表記を直す作業を減らし、元の数値との照合を進めやすくしています。
読み取った情報から、不動産の各項目を並べた表示と、「〜の土地」「〜の建物」とする簡略な表示を作れます。確認した物件情報は、第2回の遺産分割協議書にも再利用します。書類が変わるたびに長い地番や家屋番号を入力し直す手間が減り、必要な表示を選んで確認する作業に進めます。

登記申請書の下書きを作る

次に、取得する相続人と管轄法務局を選び、対象物件と評価額の一覧を確認します。物件の漏れや取り違えがないかを確かめ、管轄が分かれる場合は、法務局ごとに下書きを作ります。
取得者の住所・氏名、被相続人の死亡日をもとにした原因の日付、不動産番号、代理人情報も反映します。交付方法等の書き方も選んだ手続きに合わせて切り替えます。登記原因や添付情報が案件に合っているかは、担当する司法書士が確認します。

この事務所様は、申請ソフトからオンライン申請を行っています。ここで出力するのは、その入力を補助する下書きです。項目を入力画面の順に並べることで、担当者が複数の資料から必要な記載を探し回る手間を減らし、順番に入力・確認できるようにしています。
課税価格と登録免許税の計算には、読み取った評価額をもとにした計算式を使い、生成AIに金額を推測させません。実際の申請では、評価年度、持分、免税措置の適用、端数処理等の確認も必要です。固定資産税の課税標準額と、登記に用いる評価額も区別します。

人が確かめるところは残す

役割を整理すると、次のようになります。

読み取り結果のうち不確実な箇所は画面に表示しますが、印のない箇所も含めて、地番・地積・家屋番号等を原本と照合します。不動産番号や評価額が空欄なら、出力前に知らせます。入力を補助する表示と、人による最終確認を組み合わせています。
金額、管轄、登記原因、添付情報は、申請ソフトで最終確認し、申請は人が行います。転記の負担が減った分を、物件の特定や申請内容の確認に使えるかが、現場で評価したいポイントです。

先生方の事務所で始めるなら

まずは、申請ソフトにどの項目をどの順番で入力しているかを整理することをおすすめします。スタッフが資料を開き直す箇所、繰り返し打ち込む項目を確認すると、下書きに何をまとめれば作業が減るかが見えてきます。
別の司法書士法人様では、申請ソフトの入力画面と同じ並びで、人物情報を上から順に貼り付けられる一覧を出しています。ソフトごとに入力の流れが違うため、普段の操作に合う形を選ぶと、スタッフも使いやすくなります。
実際の案件で、読み取りから手直し、原本照合、申請ソフトへの入力まで試してみます。生成の速さだけでなく、確認を含めて負担が減るかを見ます。評価証明等をそろえる時期や、持分・免税等を確認する担当者も、先に決めておくと進めやすくなります。

まとめ

登記情報や評価額の読み取りをAIで補助し、定型処理で不動産の表示と申請書の下書きを作ります。スタッフが資料を往復し、数字や文字を何度も写す負担を減らしながら、人が原本の照合と申請内容の確認に時間を使える形にしました。
4回を通して共通するのは、読み取りや例外部分の起案に生成AIを使い、共通情報や定型文は再利用することです。スタッフの繰り返し作業を減らし、専門的な判断と確認につなげます。
番外編では、金融機関ごとに異なる相続手続きの用紙へ、案件情報を印字する事例をご紹介します。
相続業務のどこで生成AIが使えるのか、相続手続・相続税申告・二次相続提案などの事例をまとめたレポートを無料で公開しています。あわせてご覧ください。
→ 「士業事務所の相続業務における生成AI活用 実例レポート」をダウンロードする

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株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

私たち株式会社Samikaには、相続や生前対策業務に取り組む士業事務所の先生方から、生成AIを使って業務を効率化できないか、というご相談が寄せられています。
この連載では、実際の支援事例をもとに、生成AIと定型処理を組み合わせ、スタッフの作業を減らす方法をご紹介しています。今回は、同じ案件情報を複数の書類に使う事例です。
第3回は、委任状や送付状などの書類の作成です。ご紹介するのは、第1回と同じく、相続登記を中心に年間約1,000件の相続手続きを手がける司法書士法人様の事例です。

1件の相続で、同じ情報を何度も書いている

相続手続きを1件受任すると、作る書類は相続関係説明図や遺産分割協議書だけではありません。登記の委任状、評価証明を取るための委任状、戸籍を郵送で請求するときの送付書、金融機関や証券会社に送る送付状、お客様への送付書、完了書類の表紙と、細かな書類がいくつも続きます。
書類の内容が定型的でも、被相続人の氏名や最後の住所、相続人の氏名と住所を、様式ごとに入力する手間は残ります。何枚もWordを開いて同じ情報を打ち込み、中断したらどこまで終えたか確かめる。担当するスタッフには、単純な入力以上の負担があるのではないでしょうか。
入力を繰り返すほど、書類間の食い違いや転記間違いにも気を配る必要があります。この事務所様では、共通の情報を1か所で確認し、複数の書類へ使う流れに見直しました。案件ごとの追記や修正を行いながら、同じ情報の再入力を減らすことが目的です。

確認した情報をまとめ、複数の書類へ

ここからは、実際に動いている画面でご紹介します（画面の案件・氏名・住所は、すべて説明用のダミーです）。

面談シートを取り込む

起点は、事務所で使っているWordの面談シートです。取り込むと、受任内容、遺産の概要、分割内容等が項目ごとに表示されます。面談シートを見ながら各欄へ写し直す作業を減らし、担当者は取り込まれた内容の確認から進められます。
Wordに入力された文字は、そのまま取り出しています。生成AIは戸籍や登記情報等の読み取りが必要な資料に使い、面談シートの取り込みと定型書類への差し込みは、決まった処理で行います。
受任内容・遺産の概要・分割内容は、色を変えて「要確認」と表示します。画面で修正した情報が、その後に作る書類へ反映されるため、書類ごとに直す手間を減らせます。すでに出力した書類がある場合は、修正後の情報との整合も確認する運用が必要です。

委任状がボタン1つで出る

案件情報を確認し、必要な相続人を選ぶと、委任状を出力できます。遺産整理の委任状では、被相続人の最後の住所・氏名・生年月日・死亡日と、委任する相続人の住所を自動で差し込みます。
照会先の金融機関は、面談シートの「遺産の概要」から候補を拾います。画面の例では、ゆうちょ銀行・みずほ銀行・野村證券の3つです。担当者は候補を確認し、不足や取り違えがあれば修正します。
委任者の氏名は自署・押印のため、委任日も既定では空欄にしています。作成日と署名日が異なることがあるためです。こうした書き方も事務所の様式に合わせてそろえ、作るたびに日付を消すなどの手直しを減らします。
登記、法定相続情報、評価証明取得の委任状も、委任する相続人や代理人を選び、それぞれの様式で出します。担当者は同じ住所を繰り返し打ち込む作業から、委任内容と必要な記載が案件に合っているかを確かめる作業へ進めます。

金融機関・証券会社あての送付状

財産調査では、金融機関や証券会社ごとに送付状を付けて書類を送ります。この事務所様では、証券会社・銀行・信託銀行・保険会社など26種類の送付先の様式を用意しています。
送付先を選ぶと、1通ずつ別のファイルで送付状ができます。同封書類や支店名等は案件に合わせて手直しします。複数のひな形を開き、共通情報を差し替えて保存する手間が減り、同封物と送付先の確認に時間を使いやすくなります。ファイル名には送付先名が入り、案件フォルダに保存されるので、書類も探しやすくなります。

人が確かめるところは残す

相続関係説明図や協議書も含め、対応する書類は約20種類です。面談シート、戸籍、登記情報から案件情報をまとめ、その情報を各様式へ差し込む流れです。

作成後は、氏名・住所に加え、委任内容、代理人、送付先、同封書類を人が確認します。自署・押印等も、提出先の要件に沿って行います。共通情報を正しく入力しておくことと、案件ごとの内容を確かめることを、両方とも確認手順に組み込みます。
金融機関名は面談シートの書き方で候補がずれることもあります。入力し直す回数が減っても、候補の確認は必要です。スタッフが何枚もの書類を作りながら確認していた内容を、出力前の案件画面でまとめて確かめられるようにしています。

先生方の事務所で始めるなら

まずは1件の案件で作る書類を並べ、同じ氏名や住所を何回入力しているかを見てみることをおすすめします。スタッフに、面倒な転記や、修正のたびに開き直す書類を聞くと、優先して取り組む工程が見えてきます。
使用頻度が高く、共通情報の多い書類から始めると、負担の変化を確かめやすくなります。白紙の様式と記入済みの見本を用意し、自署する欄、空欄で出す欄、案件ごとに直す欄も整理します。
面談シートや受付票の項目名・順番をそろえることも有効です。取り込む情報がそろうと、担当者による入力のばらつきを減らせます。入力、出力、確認まで実際に試し、今より作業が楽になるかをスタッフと確かめながら進めます。

まとめ

委任状・送付状では、確認した案件情報を再利用し、同じ内容を何度も入力する作業を減らしました。生成AIによる読み取りと定型処理をつなぎ、スタッフが書類を次々に作る手間を軽くしながら、委任内容や同封物の確認に時間を使える形にしています。
次回は、登記情報や権利書を読み取り、不動産の表示と登記申請書の下書きまでを作る事例をご紹介します。
相続業務のどこで生成AIが使えるのか、相続手続・相続税申告・二次相続提案などの事例をまとめたレポートを無料で公開しています。あわせてご覧ください。
→ 「士業事務所の相続業務における生成AI活用 実例レポート」をダウンロードする

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現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

私たち株式会社Samikaには、相続や生前対策業務に取り組む士業事務所の先生方から、生成AIを使って業務を効率化できないか、というご相談が寄せられています。
この連載では、実際の支援事例をもとに、生成AIと定型処理をどう組み合わせ、スタッフの作業を減らしているかをご紹介します。
第2回は、遺産分割協議書の作成です。今回は2つの司法書士法人様の事例を並べ、同じ協議書でも作り方が違う理由をご紹介します。

協議書づくりの難しさは「毎回少しずつ違う」こと

遺産分割協議書は、被相続人や相続人の情報、不動産の表示など、決まった項目を正確に書き写す部分と、「誰が何を取得するか」という案件ごとに違う部分とでできています。
自宅は長男、預金は配偶者、ほかの相続人には代償金を払う、といった合意内容は案件ごとに違います。担当者は過去の協議書を探し、今回に合う文言を選び、必要に応じて条項を書き直します。この「どの書き方を使うか」に迷う時間も、作成の負担になっているのではないでしょうか。
生成AIは条項案の作成に使えますが、協議書は登記や金融機関の手続きにも用いる書類です。同じ内容でも毎回違う言い回しになると、確認する側は文章全体を読み直す必要があり、負担が増えることもあります。
そこで2つの事務所様では、決まった項目や文言は定型処理で埋め、型で対応できない部分にAIの案を使っています。共通する考え方を、事務所の業務に合わせて異なる形にしました。

作り方A：型を選び、AIに条項の案を書かせる

1つ目は、相続登記を中心に年間約1,000件の相続手続きを手がける司法書士法人様の事例です（画面の案件・氏名・住所は、すべて説明用のダミーです）。

まず、事務所で使っている協議書の型を選びます。この事務所様では「すべての財産を1名が取得する」「不動産と預金を列挙する」「相続人ごとに取得する財産を列挙する」の3パターンを用意しています。
型に収まらない内容は、相続人の合意をもとに担当者が普段の言葉で入力します。例えば「自宅の土地と建物は長男、ゆうちょ銀行の貯金は妻が取得。長男は長女に代償金300万円を支払う」と書くと、AIが条項案を作り、未確認の口座番号等も示します。白紙から文言を考える負担を減らし、合意内容に沿うかを検討する出発点にできます。

協議書本体には、事務所の様式へ、確認した案件情報を差し込みます。被相続人の本籍、最後の住所、生年月日、不動産の表示、金融機関名を再利用するため、資料を開き直して同じ内容を入力する作業を減らせます。
この事務所様では、AIの条項案を協議書に自動で入れていません。当初は末尾に差し込んでいましたが、ご相談のうえ、画面で案を確認し、必要な文言を様式へ反映する形に改めました。AIの案を「たたき台」として扱い、事務所の文言を保つためです。

作り方B：選択式で、事務所の文言をそろえる

2つ目は、別の司法書士法人様の事例です。こちらの事務所様からは「同じ情報を入れたら、毎回同じ言い回しにしてほしい」というご要望がありました。

こちらでは、署名の形式（1名1枚か全員連名か）、取得方法7通り、追加条項7種類を選ぶと、過去の文言で協議書の案が組み上がります。1名ごとの形式なら相続人の人数分を出力し、数次相続で相続人兼被相続人がいる場合の文言にも対応します。いずれの形式でも、必要な相続人の合意や署名等の確認は行います。
定型部分の文言は、事務所様からいただいた協議書19件（完成形3件とサンプル16件）から集めています。同じ条件で作ったとき、空白を除いて完成形と一字一句同じになることを、変更のたびに確かめています。これは書き方の統一を確認するもので、今回の案件に適した内容かどうかは別に判断します。
選択肢で対応できない部分は「AIへの追加指示」に書くと、AIが条項を起案して追加します。未確認の口座番号や金額は「●」のまま残し、AIが作った条項は全文を画面に表示します。定型の文言とAIの案を区別して確認できるようにしています。

どちらの作り方が向いているか

2つの作り方を並べると、次のようになります。

作り方Aは、型に収まらない条項のたたき台が欲しい事務所に向いています。作り方Bは、書き方を統一し、担当者が毎回言い回しを選び直す負担を減らしたい事務所に向いています。パターンの数だけで決めず、例外の多さや、作成後の確認にかかる手間も含めて選びます。
どちらも、分け方をAIに決めさせるものではありません。相続人の合意内容を確認し、財産、取得者、金額と文言を確定するのは、業務範囲に応じた資格者です。この事例では司法書士が最終確認を担います。相続人間で争いがある場合の交渉代理等は、弁護士への相談が必要です。

先生方の事務所で始めるなら

まずは過去の協議書を、個人情報を伏せて10〜20件ほど並べてみることをおすすめします。よく使う分け方と文言を整理し、現在の運用に合うものを選んで、定型部分を作ります。
あわせて、スタッフが普段どこで手を止めているかを聞いてみてください。過去の文例探しなのか、例外条項の起案なのか、修正後の照合なのか。負担の大きい工程が分かると、定型処理とAIをどこに使うかを決めやすくなります。
AIの案を協議書に直接入れるか、参考として表示するかも、確認する人と相談して決めます。作成だけを速くするのではなく、修正や最終確認まで含めて楽になるかを、実際の案件で確かめながら調整します。

まとめ

遺産分割協議書では、確認した案件情報と定型文言を再利用し、例外部分の起案をAIで補助しています。スタッフが文例を探し、一から文章を考える負担を減らしながら、資格者が内容を確認できる作り方を選ぶことが大切です。
次回は、委任状や送付状など、1つの案件で何種類も作る書類をボタン1つで出す事例をご紹介します。
相続業務のどこで生成AIが使えるのか、相続手続・相続税申告・二次相続提案などの事例をまとめたレポートを無料で公開しています。あわせてご覧ください。
→ 「士業事務所の相続業務における生成AI活用 実例レポート」をダウンロードする

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代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

私たち株式会社Samikaには、相続や生前対策業務に取り組む士業事務所の先生方から、ChatGPTやClaude、Geminiなどの生成AIを使って業務を効率化できないか、というご相談が寄せられています。
ご支援している事務所では、生成AIと定型処理を組み合わせ、日々の業務を見直しています。この連載では、実際の事例をもとに、スタッフの作業がどう変わるかをご紹介します。
第1回は、相続関係説明図と法定相続情報一覧図の作成です。
ご紹介するのは、相続登記を中心に、年間約1,000件の相続手続きを手がける司法書士法人様の事例です。

図づくりの手間は、戸籍の読み取りと転記にある

相続関係説明図や法定相続情報一覧図を作るには、作図の前に戸籍から人物の情報を拾い、家族関係を整理する必要があります。この準備に時間を取られている事務所もあるのではないでしょうか。
被相続人の出生から死亡までの戸籍、改製原戸籍、除籍、相続人の現在戸籍などを集めると、数十ページになることもあります。氏名、続柄、生年月日、死亡日を拾い、本籍や住所も必要な資料で確認して、図にするための情報をそろえます。
婚姻や転籍で戸籍が分かれ、古いものには縦書きや手書きの記載もあります。同じ人物の情報を何通もの戸籍で確かめ、原本と入力画面を行き来する作業は、慣れたスタッフでも気を使うものです。入力を進めながら、読み落としがないか注意を払い続ける負担もあります。
この事務所様では、戸籍から情報を拾って入力する部分に生成AIを使いました。読み取り結果を整理して表示し、スタッフが一から転記する作業を減らして、原本との照合に時間を使える形を目指しています。

戸籍の読み取りから、図の作成まで

ここからは、実際に動いている画面でご紹介します（画面の案件・氏名・住所は、すべて説明用のダミーです）。

戸籍を取り込む

スキャンした戸籍のPDFを取り込むと、生成AIが内容を読み取ります。被相続人と相続人の戸籍をまとめて入れた場合も、1件ずつ処理します。数ページずつ区切って読み取ることで、ページ数の多い資料も扱いやすくしています。
読み取った戸籍は一覧で表示され、出生から死亡までのつながりや、資料の不足を確認できます。別の被相続人の資料と判定された場合は取り込みを止め、画面で知らせます。スタッフが資料を整理し直す手間を減らし、取り違えにも早い段階で気づけるようにしています。

読み取った家族情報を確認する

氏名、続柄、生年月日、婚姻日、旧姓などは、被相続人と相続人・家族の入力欄に反映されます。附票があれば、そこに記載された住所も読み取ります。人物ごとに情報がまとまるため、各ページから拾った内容を別の表へ入力し直す作業が減ります。
面談で先に入力した内容と戸籍の読み取り結果が違う場合は、戸籍由来の情報を反映し、更新した項目を表示します。担当者は変更箇所を原本と照合し、読み取り違いや人物の取り違えがないかを確かめます。
被相続人より先に亡くなった子など、家族関係を示すために残す人物と、協議書等に記載する相続人は分けて管理します。また、相続関係説明図と法定相続情報一覧図では記載ルールが異なります。例えば相続放棄をした人も法定相続情報一覧図には記載するため、各書類の対象者は資格者が確認します。

事務所の様式で図が出る

確認した情報から、事務所の様式に沿った相続関係説明図を作ります。法定相続情報一覧図と申出書も同じ案件情報をもとに作成できます。ExcelやWordで出力し、配置等は手直しできます。図ごとに氏名や日付を入力し直す手間も減らせます。
手書きの古い戸籍も読み取りの対象にしています。手書きのページは2回読ませて結果を照らし合わせ、2回の結果が食い違った箇所にだけ「要確認」の印を付けます。
60ページの戸籍を使った例では、当初12件あった「要確認」の表示が、読ませ方の見直し後に0件になりました。これは確認の印の出し方が変わった結果で、誤りが0件になったことを意味しません。2回の読み取り結果が一致した箇所も、原本との照合は必要です。

人が確かめるところは残す

生成AIの読み取りには誤りがあり得るため、氏名、日付、本籍等は原本と照合してから図にします。担当者による人物情報の確認と、資格者による相続関係・記載内容の判断を組み合わせる流れです。
「要確認」の印は、注意する箇所を示す目印です。印のない箇所も含めて、提出前に人が照合します。生成AI、定型処理、人の役割を整理すると、次のようになります。

生成AIが読み取りを補助し、定型処理が様式に流し込み、人が内容を確定します。情報を一から拾って何度も転記する負担を減らし、スタッフが確認すべき内容に集中しやすくする組み立て方です。

先生方の事務所で始めるなら

先生方の事務所で始めるなら、様式、対象資料、確認手順の3つを先にそろえると進めやすくなります。
1つ目は、現在使っている2種類の図の様式を、白紙と記入済みの見本で用意することです。普段の書き方で出力できると、スタッフも確認しやすくなります。
2つ目は、読み取る戸籍の範囲を決めることです。まずは活字の戸籍から試し、手書きの戸籍は読み取り結果と原本の照合を確かめながら対象を広げます。
3つ目は、誰が、どの資料と照合し、どの段階で資格者が確認するかを決めることです。作図までの速さだけでなく、手直しと確認を含めた作業量を見て、使い方を調整します。
最初は家族関係が単純な案件から試すのがよいと思います。戸籍には個人情報が含まれるため、利用環境や契約条件、入力データの学習利用・保存の扱いも事前に確認します。現場のスタッフと一緒に、手間が減る部分と確認しにくい部分を確かめながら進めます。

まとめ

相続関係説明図と法定相続情報一覧図の作成では、戸籍から情報を拾う作業を生成AIで補助し、作図を定型処理につなげました。スタッフの転記作業を減らし、人による照合と専門的な判断に時間を使えるようにすることが、この事例のポイントです。
次回は、遺産分割協議書の作成をご紹介します。事務所によって異なる2つの作り方を比べてみます。
相続業務のどこで生成AIが使えるのか、相続手続・相続税申告・二次相続提案などの事例をまとめたレポートを無料で公開しています。あわせてご覧ください。
→ 「士業事務所の相続業務における生成AI活用 実例レポート」をダウンロードする

執筆者のご案内

株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

Samikaが集客だけのコンサルティングをしないのは、相続事業の継続的な成長には、相談を受けてから業務を終えるまでの体制づくりも必要だと考えているからです。先生方と一緒に、集客と事務所内の運営の両面から課題を整理します。

これまで士業事務所を支援する中で、売上が伸びた後、面談や処理を担う人が限られ、成長が止まる場面を見てきました。次の成長に向けて、集客とあわせて体制を見直す必要があります。

相談を増やすべきか、面談を標準化すべきか、業務の分担を見直すべきか。現在の制約によって、優先する取り組みは変わります。

この記事では、前編で整理した5つの壁に沿って、Samikaの支援内容を紹介します。本文中の件数や金額は説明のための想定例で、特定の事務所の実績ではありません。

5つの壁と、必要な取り組み

売上数値は、司法書士事務所の課題を整理するための参考値です。人数、案件構成、単価によって水準は変わり、壁が現れる順番も一定ではありません。

壁1：集客の壁には、軸になるチャネルづくり

地域と体制に合う集客チャネルに重点を置き、継続して相談が入る状態をつくります。

広告費が月20万円で相談が10件なら、相談1件の獲得費用は2万円です。ただし、その金額だけでは成果を判断できません。どのような相談が入り、何件受任できたかまで確認します。短期間の増減だけで判断せず、一定期間の件数、受任率、獲得費用を見ながら改善を続けます。

Samikaでは、Webサイトの原稿づくりと広告運用、相談会やセミナーの企画・集客、葬儀社、金融機関、不動産会社、他士業との紹介チャネルづくりを支援します。地域と事務所の体制に合う方法を選び、運用と改善を進めます。

壁2：特定スタッフ依存の壁には、商品と面談の型

所長やベテランが面談で確認していること、提案していることを言葉にし、事務所内で共有できる形にします。

商品・料金・見積基準をそろえ、面談で使うアプローチブックや説明の台本、電話対応の手順を整えます。スタッフが担う範囲と資格者が判断・確認する事項も明確にし、面談予約の取得率や受任率を確認します。

面談の手前にある電話対応も重要です。月50件の問い合わせで、面談予約の取得率が80%なら予約は40件、60%なら30件です。実際に面談した件数はキャンセルなどで変わるため、予約数と面談実施数を分けて確認します。

前編では、月20件を担当するスタッフの受任率が40%から55%になると、平均単価15万円なら年間540万円の差になる例を示しました。成果には経験や相談内容も影響しますが、面談の手順を共有することは、事務所として改善できる要素の一つです。

壁3：資格者依存の壁には、業務の標準化と役割分担

専門的な判断が必要な工程と、資格者の指示・監督のもとでスタッフが進める工程を整理します。

業務の工程を洗い出し、担当者と資格者が確認するタイミングを決めます。案件の進捗や引継ぎを共通の形で残し、判断が分かれる事案などを早期に資格者へ引き継ぐ基準も整えます。

前編の「1件10時間のうち、資格者の判断・確認が3時間」という例なら、資格者の関与時間を減らせる余地があります。ただし、処理件数を増やすには、残りの作業を担うスタッフの対応余力も必要です。案件の難易度や指導・監督に要する時間を含め、事務所全体の体制で考えます。

必要に応じて、生成AIによる情報整理や書類の下書きも取り入れます。出力は資格者が確認する前提で使い、業務の手順の中に組み込みます。目的は、資格者が判断と確認に集中できる時間を増やすことです。

壁4：提案範囲と連携体制の壁には、追加提案と顧客フォロー

手続き後にも相談できる接点を保ち、自事務所で支援できる内容と、他の専門家につなぐ内容を整理します。

たとえば、配偶者が財産を相続した場合は二次相続への備えや遺言、不動産を相続した場合は今後の活用や売却について確認します。案件の内容とお客様の意向をもとに、誰がいつ何を確認・提案するかを共有し、担当者の気づきだけに頼らない流れをつくります。

前編では、年間300件の手続きを終えたお客様から、自事務所で生前対策を追加受任する割合が3%から10%になると、平均単価30万円なら年間630万円の差になる例を示しました。他の専門家への紹介とは分け、追加受任数やフォローの運用負担を確認します。

接点づくりの手段として、LINE公式アカウント拡張システム「サズカルステップ」を使った継続的な情報提供を支援します。自事務所で扱えない相談については、他士業や関連事業者との連携づくりを支援します。

壁5：組織化の壁には、数字の共有と責任者づくり

部門の責任者が数字と案件の状況を把握し、所長と必要な判断を共有できる状態をつくります。

反響数、面談数、受任数、受任率、売上額、平均単価を、問い合わせルート別、商品別、紹介元別、担当者別などに整理します。

全体の受任率が55%でも、紹介経由は10件中8件で80%、Web経由は30件中14件で約47%という場合があります。ただし、この差がそのまま面談の力量を示すとは限りません。相談内容や受任対象案件の割合を確認し、集客対象、電話対応、面談時の提案のどこを見直すかを判断します。

月ごとに数字を確認し、責任者が改善を進める場をつくります。採用・教育・評価の進め方や、所長に確認する事項も整え、人が増えても品質を保てる運営を目指します。

Samikaの進め方

支援を進めるうえで、次の3点を大切にしています。

1. 成長を最も制約している課題から着手する
現在の受任や利益、業務の進行を妨げている課題を確かめ、優先順位を決めます。関連する課題はあわせて整えつつ、現場に定着できる範囲で進めます。

2. 対応できる体制を整えて、集客を強める
面談や処理が追いついていない場合は、相談件数を増やす前に体制を整えます。対応余力と追加受任で残る利益を確認し、集客の強化と業務体制の整備を組み合わせます。

3. 成果を数字と現場の状況で確かめる
反響数や受任率だけでなく、処理の遅れや現場の負担も確認します。実際に運用して分かったことを手順やツールに反映し、改善を続けます。

事務所の現在地を知りたい先生方へ

相続売上は伸びたものの、その先の伸ばし方が見えない。そう感じたら、集客とあわせて、面談、業務処理、顧客フォロー、組織運営のどこに制約があるかを確かめてみてください。

Samikaでは、相続部門の経営相談を受け付けています。
現在の状況を伺い、今どの壁にいるのか、次にどこを整えるべきかを一緒に整理します。
支援の全体像はコンサルティングのページに、ご相談はお問い合わせからお寄せください。

執筆者のご案内

株式会社 Samika

代表取締役　川崎 啓

東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。

先生方の事務所では、忙しくなってきたとき、最初に何を考えるでしょうか。
多くの場合、「人が足りないから業務が回らない。もう一人採用しよう」という判断になると思います。
案件が増え、資格者の予定が埋まり、処理が追いつかなくなる。
そこで求人を出すのは、ごく自然な流れです。

ただ、1人あたりの生産性が一定の水準に届いていないまま人を増やしても、利益が残りにくい体質はそのまま残ります。
人手不足の答えは、必ずしも採用とは限りません。
本記事では、採用を考える前に見ておきたい数字と、資格者に依存しない相続業務の組み方について考えてみます。

採用は、これから構造的に難しくなっていく

帝国データバンクの調査によると、従業員の退職や採用難などを原因とする「人手不足倒産」は、2025年度に441件となりました。
前年度の350件から約1.3倍に増え、3年連続で過去最多を更新しています。

また、2025年（暦年）の集計では、人手不足倒産427件のうち77.0%にあたる329件が、従業員10人未満の小規模企業でした。
組織が小さいほど、1人の退職が事業に与える影響は大きくなります。
相続を扱う士業事務所の多くも、この規模に当てはまると思います。

人材の取り合いは、士業の中だけで起きているわけではありません。
事務職やバックオフィスの人材は、業界をまたいで一般企業と同じ市場で競い合っています。
同調査でも、応募があっても賃金水準の高い他社へ人材が流れてしまう、という企業の声が紹介されています。
支援の現場で見ている限り、この傾向は中堅以下の事務所ほど、また地方の商圏ほど強く表れていると感じます。

採用の前に見るべき「1人工あたり生産性」

では、何を基準に採用を判断すればよいのでしょうか。
私が重視しているのは、相続部門の「1人工あたり生産性」です。

相続部門の年間売上 ÷ 相続部門の人工 ＝ 1人工あたり生産性

ここでいう売上は、税抜の報酬額です。
登録免許税や立替金、預り金は含めません。
人工は、相続業務に携わる人員を常勤換算した数を指します。
他部門と兼任している職員は業務時間の配分比率で、パート職員は勤務時間で按分します。

司法書士事務所の相続業務でいえば、これまで多くの事務所の数字を見てきた中での目安として、1人工あたり生産性は年間700〜900万円程度が一般的です。
1,000万円を超えると、かなり高い水準といえます。

なお、税理士事務所の場合は相続税申告の報酬体系が大きく異なるため、この数字をそのまま当てはめるのは難しいと思います。
まずは自事務所の数字を一度出し、その推移を追うところから始めていただくのがよいと考えています。

この数字が大事なのは、人件費にかけられる余力に直結するからです。
士業事務所の労働分配率（人件費÷粗利）は、45〜50%程度が一般的です。
外注費の少ない事務所であれば売上と粗利はほぼ同じとみなせるので、仮に50%で計算すると、1人工あたり生産性が700〜900万円の事務所が1人に出せる人件費は、約350〜450万円です。
1,000万円の事務所であれば、約500万円まで出せます。

賃金水準が上がり続けるなかで、この差はそのまま採用力の差になっていきます。

相続業務は「単体の売上」だけで評価しない

ここで一つ、注意しておきたい点があります。
相続業務の生産性は、相続業務の報酬だけを見ていると、実態より低く見えがちです。

相続の相談をきっかけに、不動産の売却やそれに伴う登記、相続税申告など、次の案件が生まれることは少なくありません。
自事務所で受ける業務もあれば、提携先の専門家へおつなぎする業務もあります。
相続業務は、それ自体の売上に加えて、こうした後続案件の入口としての役割を持っています。

そのため、相続部門を評価するときは、相続業務単体の数字と、そこから生まれた案件の広がりの両方を見ておきたいところです。
単体の数字だけで「相続は割に合わない」と判断して手を引くと、後続案件の入口ごと手放すことになりかねません。

事例：相続業務だけで880万円。それでも1,000万円には届かない

実際に弊社が支援している、とある相続特化型の司法書士法人様の数字をご紹介します。
この事務所の相続部門の1人工あたり生産性は、約880万円です。
しかもこれは相続業務の報酬のみで計算した数字で、先ほどの後続案件による効果は含んでいません。
一般的な水準の上限に近く、十分に健全な経営をされている事務所だと思います。

それでも、1,000万円には届いていません。
部門全体で見ると、この差を埋めるには、年間で約1,000万円の売上の上積みか、約1人工分の工数を生み出すことが必要になる計算です。
ここでいう工数は、人を減らすという意味ではありません。
資格者や職員の時間を、より価値の高い業務に振り向けられる余力のことです。

では、ここで人を1人増やしたらどうなるでしょうか。
増やした人が880万円分の売上を生み出さない限り、1人工あたり生産性はむしろ下がります。
今の業務の組み方のまま人を足しても、この差は埋まりません。
必要なのは人数を増やすことではなく、1人あたりが生み出せる価値を引き上げる業務の組み替えです。

打ち手：資格者に依存する体制から、パートでも回る業務フローへ

相続業務を分解してみると、資格者の判断が必要な部分と、定型的な作業に分けられます。
面談での聞き取りや方針の判断、相談者への提案は資格者の領域です。
一方で、戸籍の読み込み、相続関係説明図の作成、遺産分割協議書などの書類案の作成は、手順が決まっている部分が大半を占めます。

ところが多くの事務所では、この定型作業まで資格者が抱えています。
資格者の時間が書類づくりに取られるほど、面談や提案に使える時間は減っていきます。

そこで考えたいのが、定型作業を生成AI系のツールで下書き化し、パート職員が確認・仕上げを担う形です。
たとえば面談記録の作成は、これまで1時間ほどかかっていたものが、下書きの確認と修正だけの10分程度で済むようになります。
もちろん、最終的な確認と判断は資格者が行います。
戸籍をはじめとする個人情報を扱う以上、ツールの選定やデータの取り扱いルールを先に整えておくことも欠かせません。

大事なのは、空いた資格者の時間を何に使うかです。
面談に時間をかけ、相談者の状況に応じた追加の提案ができるようになれば、1件あたりの単価が上がっていきます。
先ほどお話しした後続案件も、こうした丁寧な面談の中から生まれるものです。
工数が減ることと、単価が上がること。
この両方が効いて初めて、1人工あたり生産性は1,000万円の水準に近づいていくと考えられます。

まとめ：採用は、生産性が基準に乗ってから

人が足りないと感じたとき、まず見ておきたいのは求人媒体ではなく、自事務所の1人工あたり生産性です。
人が増えなくても業務が回る仕組みを先につくり、生産性が一定の水準に乗ってから採用する。
その順番であれば、採用は利益につながる投資になると思います。

本記事でご紹介した計算を、自事務所の数字でそのまま確認できる「業務別生産性確認シート」をご用意しました。
相続登記や遺産整理など業務ごとの売上と、職員ごとの時間配分を入力すると、業務別の1人工あたり生産性と、目標との差が自動で計算されます。
兼任の職員やパート職員の換算、間接業務の割合も、シートの中で確認できます。

まずは自事務所の数字を一度出してみたい、という先生方は、下記のフォームからお申し込みください。

https://forms.zohopublic.jp/info35/form/Untitled14/formperma/VVCmEWENwidyWato96ZcgGBW_qCG8AYxkApvlsWVg1w

数字を出したうえで、どの業務から手をつけるか整理したい場合は、個別のご相談もお受けしています。

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東証一部上場のコンサルティング会社にて15年勤務し、士業事務所の相続・生前対策分野に特化したコンサル部隊を立上げ、累計300事務所を超える相続マーケティング、業務生産性向上の支援実績がある。

現在は株式会社 Samika（サミカ）を2024年1月に創業し、「士業」×「相続」の分野で経営コンサルティングを行っている。また、士業事務所の相続分野におけるマーケティングを支援するLINE拡張システム「サズカルステップ」を開発、提供しており、利用事務所を増やしている。

「『相続で家族、社会が強くなる』を応援する」をミッションとして、相続分野に取り組む士業事務所の経営、マーケティング、業務DX化支援を行っている。